Un système de gestion financière intégré est un système comptable qui facilite la gestion des finances et effectue des analyses financières pour déterminer la santé financière d’une entreprise ou d’un individu. La gestion financière intégrée est un système électronique qui documente les transactions financières et fournit des rapports personnalisés liés à la santé financière ou aux activités. Contrairement à d’autres outils de gestion financière, un système de gestion financière intégré peut être personnalisé pour la gestion des finances personnelles ou la gestion des finances d’entreprise.
Habituellement, la gestion financière intégrée est utilisée par les entreprises pour aider le personnel financier à prendre des décisions budgétaires. Les sociétés cotées en bourse utilisent également les données collectées pour préparer des états financiers pour les actionnaires. Les entités gouvernementales utilisent la gestion financière intégrée de la même manière, ce qui permet aux agences de communiquer plus facilement les besoins budgétaires et de dépenses entre elles. Les familles peuvent également utiliser cet outil pour surveiller les factures et économiser de l’argent.
L’aspect intégré de ce système de gestion financière découle de sa base de données unique où les informations financières peuvent être archivées. Toutes les données financières saisies sont classées selon des normes similaires, éliminant ainsi les divergences dans la catégorisation des dépenses. Il existe également un protocole standard pour la saisie des données et les délais de traitement des transactions, ce qui augmente l’efficacité. Le système est également capable de détecter les entrées en double qui peuvent affecter les dépenses. Cela facilite grandement l’organisation et l’accès à des données précises.
Il existe de nombreuses autres fonctionnalités et avantages liés à la gestion financière intégrée. Les budgets des années précédentes peuvent être stockés dans la base de données. Les utilisateurs peuvent accéder à des informations opportunes concernant les entrées et les sorties de trésorerie. Le système peut également générer une liste de l’entreprise ou des actifs et passifs individuels. Cette polyvalence permet à un système de gestion financière intégré d’effectuer la comptabilité générale, la paie, le contrôle des ressources, la gestion des dépenses et l’audit.
Les entreprises peuvent également utiliser la gestion financière intégrée pour surveiller les flux de trésorerie. Ils peuvent consulter les données financières pour s’assurer qu’il y a suffisamment d’argent alloué dans le budget avant d’acheter un article. Le système peut également traiter les factures et soumettre les paiements à échéance. A l’inverse, il peut générer des factures et des reçus. Un système de gestion financière intégré examine également les flux de trésorerie et les contrôles pour s’assurer que les informations contenues dans le compte bancaire sont conformes aux enregistrements conservés dans le système.
Les entités gouvernementales fonctionnent plus efficacement lorsqu’il existe une source unique à laquelle tout le personnel peut accéder. Cela signifie que les départements peuvent trouver rapidement les informations dont ils ont besoin et générer un large éventail de rapports tels que des bilans, des rapports de coûts et des projections de flux de trésorerie. Ces rapports aident les chefs de service à planifier de nouveaux budgets, à surveiller l’utilisation des comptes de dépenses pour prévenir les abus et à gérer les flux de trésorerie.