La mémoire organisationnelle est un terme utilisé dans les affaires pour décrire l’ensemble des informations, des acquisitions et des expériences d’une entité ou d’une entreprise. Considération à la fois personnelle et pratique, la mémoire organisationnelle peut prendre la forme de dossiers, de bases de données, d’historiques financiers, ainsi que des expériences et des connaissances individuelles des travailleurs. De nombreuses entreprises, soucieuses de réussir à long terme, prennent des précautions particulières pour conserver des mémoires organisationnelles tangibles et intangibles.
Une grande partie de la mémoire organisationnelle se résume à des enregistrements écrits de toutes les activités de l’entreprise depuis ses débuts. Les dossiers des employés, les bilans annuels, l’évolution des codes et des règles des employés et même les lettres des clients constituent l’essentiel de l’histoire tangible d’une organisation. Dans certains cas, la tenue soignée de ces dossiers est nécessaire pour des raisons d’assurance, fiscales et juridiques ; par exemple, une entreprise faisant l’objet d’un audit peut avoir besoin d’avoir à portée de main plusieurs années de documents financiers. Dans d’autres situations, cependant, ces dossiers sont soigneusement conservés afin de conserver un historique documenté de l’existence d’une organisation. Comme les photos de famille et les bulletins de notes enregistrés, les documents d’entreprise archivés détaillent chaque étape qui a conduit une organisation jusqu’à nos jours.
Pendant la majeure partie du XXe siècle, les documents historiques étaient fréquemment stockés dans des classeurs poussiéreux, les rendant inaccessibles et souvent inutiles. Depuis l’avènement des ordinateurs, de nombreuses entreprises ont commencé à stocker des enregistrements numériques dans des bases de données permettant des références croisées. Avec une base de données bien organisée, les informations peuvent être récupérées rapidement et facilement, ce qui évite des heures de recherche dans les fichiers. De plus, la tenue de registres numériques peut préserver la mémoire organisationnelle des catastrophes telles que les incendies ou les inondations.
Le côté humain de la mémoire organisationnelle est souvent considéré comme encore plus précieux pour le statut à long terme de l’entreprise. Les travailleurs qui approchent de la retraite ou ceux qui changent de carrière peuvent posséder des décennies de connaissances sur l’entreprise, leurs emplois et le passé et l’avenir de l’organisation. Sans un mécanisme pour transmettre ce type de connaissances, une entreprise peut devoir se réinventer avec chaque nouvelle génération de travailleurs. De nombreuses entreprises créent des systèmes d’apprentissage qui permettent aux travailleurs expérimentés de former de nouveaux employés et de leur présenter les détails de la façon dont le travail est effectué. En créant un programme clair et complet à partir du partage des connaissances, les entreprises peuvent s’assurer que l’excellence se poursuive, malgré le changement de garde.
Préserver la mémoire organisationnelle est un moyen de relier l’avenir d’une entreprise à son passé. En encourageant la transmission des connaissances et la préservation des données importantes, les origines et les valeurs fondamentales d’une organisation peuvent être renforcées, génération après génération. En créant des méthodes de stockage de données accessibles et sûres et en encourageant les apprentissages, une entreprise peut travailler à créer une réputation et un héritage durables qui se construisent au fil des années.