La planification de la continuité des activités représente un plan écrit ou une série d’étapes qu’une entreprise prend pour s’assurer qu’elle reste une entreprise en activité. Ces plans sont souvent mis en œuvre lorsqu’une entreprise doit se remettre d’une catastrophe ou mettre en place une nouvelle direction pour maintenir ses activités commerciales futures. Les étapes nécessaires pour créer ce plan consistent à organiser une réunion, à effectuer une analyse commerciale et à élaborer le plan. Il n’y a pas de délai dans lequel une entreprise doit terminer son processus de planification de la continuité des activités. Dans la plupart des cas, cependant, la conception complète d’un plan réalisable peut prendre plusieurs semaines.
Les entreprises doivent être prêtes à faire face à tous les problèmes qui surviennent au cours des opérations commerciales normales. Les catastrophes naturelles sont parmi les plus gros problèmes qu’une entreprise peut traverser, souvent sans trop d’avertissement. Une entreprise fait souvent une liste des catastrophes naturelles potentielles qui peuvent affecter ses opérations. Des plans sont alors nécessaires pour déterminer comment une entreprise maintiendra son approvisionnement en ressources naturelles, protégera ses employés et reconstruira ou réparera les installations physiques pendant et après une catastrophe naturelle. Différents plans peuvent être nécessaires pour différentes catastrophes naturelles.
La longévité provient souvent de différentes étapes de la planification de la continuité des activités. Les propriétaires et les dirigeants doivent être en mesure de fournir des plans sur la façon dont l’entreprise durera plus longtemps que l’équipe de direction actuelle. Ce plan décrit souvent comment une entreprise transférera les responsabilités des propriétaires et gestionnaires actuels aux prochaines personnes qui dirigeront l’entreprise. Dans de nombreux cas, il s’agit de la définition classique de la planification de la continuité des activités. Les plans et les étapes de ce processus font l’objet d’un examen constant à mesure qu’une entreprise évolue dans de multiples environnements commerciaux.
Pour démarrer la planification de la continuité des activités, une réunion entre les propriétaires, les cadres et les gestionnaires actuels est nécessaire. Cette initiation permet de faire le point sur ce qui doit être inclus dans le plan de continuité. Cette première étape consiste souvent à collecter des données et à effectuer des examens globaux. Les entreprises ont souvent une ventilation du plan pour chaque département ou groupe d’activités de l’entreprise. Par conséquent, des plans détaillés sont en place qui correspondent aux besoins de chacun dans l’entreprise.
L’analyse commerciale nécessite un examen de tous les facteurs internes et externes qui peuvent affecter les opérations commerciales d’une entreprise. Le plan de continuité recherche les lacunes qui peuvent survenir lorsque des forces extérieures modifient les opérations en cours. Connaître ces forces peut aider une entreprise à concentrer ses techniques d’analyse pendant la phase d’examen. Cela peut même raccourcir le temps nécessaire pour terminer cette étape.
Une fois les deux étapes précédentes franchies, l’entreprise peut élaborer son plan de continuité. Cela représente le plan écrit réel à mettre en place. La formation des employés sur le plan est souvent nécessaire pour s’assurer qu’aucun contretemps ne se produise lors de la mise en œuvre.