Une transcription de réunion est un enregistrement écrit de tout ce qui a été dit lors d’une réunion. Cela peut inclure des rassemblements tels que des discussions individuelles, de petits groupes et des événements plus importants tels que des réunions du conseil d’administration. La plupart des transcriptions sont faites à partir d’un fichier audio ou vidéo du rassemblement. Ils peuvent être remplis par des membres du personnel interne ou des prestataires externes.
La transcription de la réunion peut varier en importance, allant d’un rappel utile de ce qui a été dit à un enregistrement légal d’une conversation clé. De nombreuses organisations qui effectuent des transcriptions se livrent fréquemment à cette pratique. Si la transcription des réunions est courante dans une organisation, les rassemblements peuvent être organisés de manière à ce qu’il soit plus facile pour le transcripteur de faire un enregistrement précis.
Il y a plusieurs choses qui peuvent compliquer la réalisation d’une transcription de réunion par un entrepreneur extérieur. Certains des principaux problèmes incluent une mauvaise qualité sonore, un grand nombre de participants et d’orateurs qui se parlent fréquemment. Un transcripteur peut également trouver difficile de déterminer qui parle.
L’utilisation d’un autre membre du personnel actuel, tel qu’un assistant administratif ou exécutif, pour la transcription des réunions peut également être problématique. Ce professionnel n’a peut-être pas l’expérience nécessaire pour générer rapidement la transcription. La réunion peut également concerner des informations sensibles qui doivent rester confidentielles entre les participants.
Malgré cela, il y a certains avantages à utiliser un employé interne. Il ou elle pourrait être en mesure de reconnaître les orateurs et de mieux comprendre les diverses bizarreries vocales de ses collègues. Il est également probable qu’il soit mieux à même de traiter le jargon et d’autres termes spécialisés utilisés dans l’organisation. L’utilisation d’un employé interne peut également réduire considérablement le coût des services de transcription.
Plusieurs facteurs peuvent contribuer à améliorer la qualité de la transcription d’une réunion. Un bon équipement d’enregistrement, y compris un microphone externe, peut considérablement faciliter le processus. Rappeler aux participants de dire leur nom avant de parler, au moins pour la première fois, peut également aider le transcripteur à attribuer correctement les remarques dans le texte. Garder le bruit externe au minimum peut également améliorer la qualité de l’enregistrement. Cela implique de s’assurer qu’une seule personne parle à la fois autant que possible.
La plupart des entreprises qui fournissent la transcription de réunions offrent également un large éventail d’autres services similaires. Ceux-ci peuvent inclure la transcription médicale, juridique et de groupe de discussion. Les sociétés de transcription externes peuvent également créer des fichiers texte d’interviews, de dictées et d’appels importants. Une entreprise typique sera en mesure de faire une transcription à partir de sources analogiques et numériques.