La transcription offshore est un modèle commercial dans lequel les missions de transcription sont envoyées à des spécialistes qui se trouvent dans des pays étrangers. Ces spécialistes reçoivent les missions, les terminent, puis les renvoient, généralement en quelques heures. Les services de transcription offshore sont les plus courants dans le domaine médical, mais peuvent être utilisés dans presque toutes les situations dans lesquelles un professionnel a besoin de dossiers, de fichiers ou d’enregistrements transcrits. L’externalisation de tâches à des travailleurs étrangers permet souvent de réduire les coûts et s’avère plus rapide que de rechercher un employé qualifié dans son pays. Néanmoins, la pratique est restée quelque peu controversée et doit être abordée avec une certaine compréhension des risques qui en découlent.
D’une manière générale, la transcription est le processus par lequel des notes, des pensées et des souvenirs enregistrés sont saisis dans un seul document. Les médecins, en particulier, comptent sur les services de transcription pour créer des dossiers de patients et suivre les informations relatives aux diagnostics et aux plans de traitement. Des transcripteurs qualifiés travaillent dans certains bureaux pour fournir ces services à temps plein.
Les entreprises et les pratiques qui cherchent à réduire les coûts envisagent souvent des services fournis par des sous-traitants externes. Les entrepreneurs indépendants ne sont pas des employés et, à ce titre, ils reçoivent généralement des paiements par projet. Lorsque ces sous-traitants sont situés dans d’autres pays, ils sont appelés membres du personnel offshore.
L’un des principaux avantages des services de transcription offshore est la réduction des coûts. Les employés qui sont à l’étranger peuvent avoir un coût de la vie beaucoup plus bas et sont souvent prêts à accepter des salaires bien inférieurs à ceux que recevraient les employés nationaux pour le même travail. Certains pays ont également tendance à avoir des lois strictes sur le travail et l’emploi, qui dictent souvent le montant que les travailleurs doivent être payés et le nombre maximum d’heures pouvant être travaillées, entre autres. Bon nombre de ces restrictions peuvent être contournées en passant des contrats avec des étrangers.
La transcription commerciale externalisée peut également améliorer les délais d’exécution. La plupart du temps, la transcription offshore se fait en ligne. Les entreprises téléchargeront leurs enregistrements et les fichiers associés sur un serveur central, auquel les travailleurs du monde entier pourront accéder. Selon le service, les médecins et autres professionnels peuvent également appeler un numéro sécurisé et laisser des enregistrements directs d’informations à transcrire. Au moins un transcripteur est souvent disponible pour le matériel à tout moment, ce qui peut conduire à un achèvement presque immédiat dans de nombreux cas.
La plupart du travail est effectué dans de grands centres de dotation détenus et exploités par des sociétés de transcription offshore. Les employés locaux sont généralement qualifiés pour travailler en postulant directement à cette entreprise. Parfois, un test est nécessaire, mais ce n’est pas toujours vrai – les entreprises ont généralement le pouvoir discrétionnaire de former et de promouvoir les employés en fonction de leurs propres rubriques internes de réussite.
Une sortie de mauvaise qualité est l’un des plus grands risques auxquels les entreprises sont confrontées avec la transcription offshore. Bien sûr, ce problème n’est pas propre au travail à l’étranger, mais il semble plus courant dans ce secteur car il est beaucoup plus difficile à encadrer. Les références des travailleurs étrangers sont souvent difficiles à vérifier pour les entreprises, et toutes les entreprises de transcription étrangères ne sont pas légitimes.
Un autre inconvénient potentiel des services de transcription offshore est lié aux restrictions et exigences légales. En particulier avec les données médicales, les lois sur la confidentialité des patients dans la plupart des endroits restreignent sérieusement les types d’informations qui peuvent être partagées, comment le partage peut se produire et qui peut être au courant de l’information. Presque toutes les lois sont spécifiques à un pays, ce qui peut soulever d’importants problèmes de confidentialité lorsque des informations personnelles sensibles traversent des frontières internationales. Les entreprises qui ne font pas attention peuvent s’exposer par inadvertance à la discipline juridique et aux litiges.
Il existe à la fois des avantages et des inconvénients de la transcription offshore. Pour que la pratique ait un sens, une entreprise doit soigneusement peser les coûts potentiels par rapport aux avantages perçus. Il est toujours important de gagner du temps et de l’argent, mais cela n’en vaut généralement la peine que lorsque la décision est étayée par une analyse positive à long terme.