La visioconférence multi-utilisateurs utilise des ordinateurs personnels, des périphériques informatiques tels que des webcams et des casques, et des connexions Internet rapides pour permettre à plusieurs parties à différents endroits de discuter entre elles en temps réel. Les chats vidéo incluent la vidéo et le son et peuvent permettre aux participants de partager des fichiers. Certaines applications de visioconférence doivent être téléchargées sur un ordinateur hôte ; d’autres sont des solutions en ligne utilisant le code Flash. Certaines utilisations courantes de la visioconférence multi-utilisateurs incluent les réunions d’affaires avec plusieurs bureaux, les programmes de formation professionnelle ou éducative et les sessions de chat en famille.
Avec certains programmes de vidéoconférence multi-utilisateurs, un utilisateur peut copier le code de conférence, fourni par le développeur ou la société d’hébergement, sur un site Web, une page de profil de réseau social ou un blog, ou envoyer un lien par e-mail avec une invitation à une session de conférence. Les participants peuvent ensuite cliquer sur un lien et entrer un nom d’utilisateur et un mot de passe pour rejoindre la conférence. Il est également possible d’avoir une liste de participants préprogrammés pour sélectionner et initier une visioconférence. Avec certains programmes, tous les participants doivent télécharger un logiciel ; avec d’autres, la solution est hébergée en un seul endroit et les participants peuvent appeler via un site Web.
Qu’il s’agisse d’une application de vidéoconférence multipartite gratuite ou payante, le nombre d’utilisateurs possibles dépend de l’application particulière ; cependant, la gamme s’étend généralement de quatre à 100 participants. Dans la plupart des programmes, les utilisateurs peuvent partager des fichiers et des photos ainsi que discuter par voix et texte. La plupart des technologies de visioconférence permettent plusieurs ponts téléphoniques pour ceux qui participeront uniquement par téléphone et audio.
Bien que plusieurs soient gratuits, certains programmes de visioconférence personnels multi-utilisateurs coûtent cher à l’hôte. Certaines entreprises proposant des applications imposent à tous les participants d’avoir des comptes, bien que l’hôte soit celui qui paie le plus gros montant pour l’installation de la conférence. Les entreprises qui organisent régulièrement des réunions de service ou des cours de formation réguliers utilisant des vidéoconférences peuvent avoir besoin d’inclure un grand nombre de participants sans compte. Pour ceux-ci, des applications de visioconférence multi-utilisateurs de niveau entreprise sont disponibles, capables non seulement de tenir des conférences, mais également de permettre la tenue des dossiers de l’hôte et la flexibilité dans la supervision de chaque réunion.
Pour les entreprises ayant besoin de tenue de registres d’hébergement, il existe des consoles administratives intégrées aux applications de vidéoconférence, qui permettent des listes de contacts par appel nominal ; présentations sur tableau blanc aux clients, fournisseurs et prospects ; et des capacités de chat en temps réel. Les entreprises peuvent offrir une assistance en direct à leurs clients et prospects et modifier les rôles et les autorisations pour différents niveaux d’utilisateurs. Essentiellement, quelle que soit l’application utilisée, il est possible pour n’importe qui, n’importe où, de se connecter et de participer à une conférence à tout moment.