L’administration flexible des comptes de dépenses fait référence au groupe qui gère le traitement et le paiement des réclamations à partir du compte de dépenses d’un individu. Un compte de dépenses flexible (FSA) est un compte réservé pour payer les frais médicaux. Les frais médicaux dont l’utilisation est approuvée dans le cadre d’un compte d’épargne médicale comprennent les ordonnances, les visites chez le médecin, la thérapie, la chirurgie et la plupart des autres procédures médicalement nécessaires.
De nombreuses entreprises proposent un compte d’épargne santé dans le cadre des prestations de soins de santé d’un employé. Cette option est un avantage volontaire et les employés ont la possibilité d’y participer. Chaque année, le gouvernement américain réexaminera les lois actuelles sur les soins de santé et déterminera le montant maximum qu’un employé peut cotiser à ces types de comptes. L’administration du compte de dépenses flexibles, avec l’employeur, est responsable de s’assurer que pas plus que la limite maximale n’est placée dans le compte d’épargne médicale.
L’employé peut choisir le montant de sa contribution en fonction de ses frais médicaux attendus pour l’année à venir et s’inscrire pendant la période d’inscription médicale ouverte de son entreprise. Une fois le montant établi, des retenues salariales auront lieu. Le montant déterminé est prélevé en versements égaux tout au long de l’année et placé sur un compte d’épargne séparé. Lorsqu’une facture médicale est encourue, l’employé peut déposer une réclamation auprès de l’administration flexible du compte de dépenses qui remboursera ensuite l’employé à partir de son compte d’épargne.
L’avantage de ce type de compte de dépenses flexible est que les cotisations sont exonérées d’impôt car elles sont déduites du salaire de l’employé avant le calcul des impôts. Cette méthode réduit l’ensemble des impôts payés puisque tout l’argent déposé sur le compte d’épargne médicale est ensuite remboursé mais n’est pas réclamé comme revenu. Le seul inconvénient de ces types de comptes est que si l’employé n’engage pas suffisamment de dépenses médicales au cours d’une année civile pour utiliser tout l’argent déposé, il ne récupère pas la partie inutilisée mais la perd.
L’administration flexible du compte de dépenses examinera toutes les demandes entrantes pour déterminer si elles étaient médicalement nécessaires. Si la facture concerne des ordonnances récurrentes, l’administration flexible du compte de dépenses peut uniquement exiger une preuve de reçus la première fois, puis approuver automatiquement chaque renouvellement ultérieur. Pour les visites chez le médecin ou les actes médicaux, l’administration peut exiger une liste détaillée de ce qui a été fait comme une copie de l’explication des prestations (EOB) de la compagnie d’assurance maladie.
L’EOB définira clairement par code médical quel acte a été pratiqué et s’il a été couvert par une assurance. Étant donné que de nombreux régimes de compte d’épargne-santé exigent que l’intervention soit médicalement nécessaire avant de rembourser les frais, l’employé doit toujours vérifier son régime d’assurance-maladie avant de payer une intervention pour s’assurer qu’elle sera couverte. Cela évitera un problème de paiement après coup.