L’analyse des processus métier consiste à examiner les méthodes d’une entreprise et à déterminer où se situent les inefficacités. Ces processus peuvent aller des méthodes utilisées pour embaucher de nouveaux travailleurs aux fournisseurs utilisés pour les matières premières. Toute fonction au sein de l’entreprise qui a un début ou une entrée définis et une fin ou une sortie définie peut faire l’objet d’une analyse de processus métier. La majorité des procédures d’analyse se concentrent sur l’exécution des tâches en moins d’étapes et en moins de temps.
La majorité de l’analyse des processus métier consiste à trouver des domaines dans lesquels une entreprise peut s’améliorer. Bien qu’à première vue cela puisse sembler simple, c’est rarement aussi simple qu’il n’y paraît. Lorsque quelque chose entre dans une entreprise, qu’il s’agisse d’un nouveau travailleur ou de nouvelles fournitures, cet élément commence à interagir avec des parties préexistantes du système. Ces interactions ont un effet d’entraînement qui commence à se propager à travers l’organisation.
Les méthodes d’analyse des processus métier nécessitent d’examiner une entreprise dans son ensemble plutôt que comme des parties individuelles. Étant donné que les processus peuvent commencer à un endroit et se poursuivre à travers plusieurs autres, chaque étape doit être analysée pour détecter les inefficacités et les domaines à améliorer. Les problèmes ne peuvent être résolus qu’en examinant l’image dans son ensemble.
Par exemple, une entreprise de fabrication peut obtenir un approvisionnement requis auprès d’un fournisseur spécifique. Si un autre fournisseur vend exactement le même produit à un prix inférieur, il semble que ce serait une bonne idée de changer, mais ce n’est pas toujours le cas. Si le deuxième fournisseur utilise un emballage qui nécessite une main-d’œuvre supplémentaire pour décharger, déballer et distribuer dans l’entreprise, le coût de ce temps doit être mis en balance avec le prix inférieur. Si le temps supplémentaire coûte plus cher à l’entreprise que la réduction de prix, il est considéré comme une mauvaise idée de changer.
Dans l’exemple ci-dessus, le véritable facteur de motivation pour la valeur de l’offre était le temps. Même si la fourniture coûtait moins cher, le temps d’utilisation était trop élevé. C’est l’un des principaux facteurs de l’analyse des processus métier. Plus un processus est rapide, moins il coûte cher à long terme.
Quand quelque chose de nouveau entre dans le système, il doit être traité et assigné. Les salaires et avantages que les travailleurs reçoivent pendant cette période sont appliqués au coût du nouvel article. Si le système utilisé est modifié pour utiliser un travailleur de moins, cette partie du coût est supprimée. Ce travailleur est libre de travailler ensuite sur un processus différent, ce qui permet de faire quelque chose plus rapidement.
L’objectif final de l’analyse des processus métier est d’équilibrer le temps contre l’argent. La plupart des processus prennent moins de temps lorsque des travailleurs sont ajoutés et plus de temps lorsqu’ils sont supprimés. En équilibrant le ratio travailleurs/coûts, il est possible pour une entreprise d’améliorer ses bénéfices et de se développer plus rapidement.