La répartition du temps est une stratégie qui consiste à déterminer les moyens les plus prudents d’assigner ou d’allouer des blocs de temps à chaque tâche ou activité qui doit être accomplie au cours de la journée. L’idée derrière l’attribution du temps est de s’assurer que suffisamment de temps est réservé pour que chaque tâche soit effectuée correctement, tout en limitant la possibilité de perdre du temps sur des activités non essentielles. De ce point de vue, la répartition du temps est directement liée au concept d’efficacité sur le lieu de travail et peut souvent aider au processus d’évaluation du choix des étapes qui sont utilisées pour accomplir une tâche donnée.
Il est important pour la tâche d’attribution du temps d’identifier combien de temps est nécessaire pour gérer efficacement chaque tâche. Dans le cadre de ce type d’évaluation, la fixation de délais pour chaque tâche peut souvent influencer l’aménagement d’une zone de travail et rationaliser les étapes nécessaires pour mener à bien chaque tâche. Le résultat final est que les employés sont en mesure d’effectuer chaque tâche plus efficacement, ce qui leur permet d’accomplir plus de tâches au cours de la journée sans se sentir surchargés.
Le processus d’attribution du temps implique également de hiérarchiser les tâches qui doivent être accomplies au cours de la journée de travail. Dans le cadre de cet aspect, il est nécessaire d’organiser l’exécution de diverses tâches d’une manière qui peut réellement aider à l’achèvement d’autres tâches plus tard dans la journée. Cela permet de minimiser le besoin de répéter des tâches dans des segments, tout en retardant d’autres tâches qui pourraient être accomplies. Par exemple, un adjoint administratif peut choisir d’utiliser le concept général d’attribution de temps pour organiser la journée de sorte que tout classement ou correspondance sortante soit réservé pour les deux dernières heures de la journée de travail, ce qui permet d’accomplir d’autres tâches qui peuvent ajouter à ce dépôt ou à cette correspondance. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de déposer quelques documents ici et là plus tôt dans la journée ou de créer une correspondance qui devra peut-être être modifiée plusieurs fois en raison d’événements qui se déroulent tout au long de la journée.
En affectant suffisamment de temps à chaque tâche et en organisant ces tâches d’une manière logique en termes de séquence et d’impact sur les autres sur le lieu de travail, l’employé et l’employeur en bénéficient. Les employés se sentiront souvent plus compétents et capables de s’occuper des tâches qui leur sont assignées sans se sentir dépassés. Les employeurs bénéficient de l’accomplissement de plus de tâches au cours de la journée de travail, car l’augmentation de la productivité entraînera généralement une plus grande génération de revenus et une réduction de la perte de temps et d’autres ressources.