L’automatisation des documents est le processus par lequel les documents informatiques sont créés de manière semi-automatique. Ce type de logiciel est largement utilisé par les entreprises, les personnes morales et tous ceux qui produisent une large gamme de documents. Un document est généralement créé à l’aide d’un modèle avec des questions et des zones qui peuvent être facilement échangées et modifiées. Bien que bon pour certaines applications, d’autres trouveront que l’automatisation des documents n’est pas très utile dans la production de documents.
L’automatisation des documents commence par un modèle. Par exemple, si une société juridique est engagée pour rédiger un bail, un modèle de document de bail est utilisé. Ce modèle contient tout le texte requis pour le rendre officiel, ainsi que des zones dans lesquelles l’entreprise peut apporter des modifications rapides pour personnaliser le modèle en fonction des besoins spécifiques du client.
L’une des façons dont ces changements sont apportés à l’automatisation des documents consiste à poser des questions. Ces questions sont ciblées sur le formulaire ou le modèle et sont conçues de manière à ce que le formulaire soit immédiatement modifié pour les besoins du client. Une question sur un document de prêt, par exemple, pourrait être de savoir si le prêt doit durer 10, 20 ou 30 ans. Tous les domaines où ces informations sont applicables seront modifiés pour être coordonnés avec la réponse donnée.
Il existe également des zones dans lesquelles le rédacteur peut rapidement modifier le texte. Ceci est le plus souvent utilisé pour remplir le nom et les coordonnées du client. Des menus déroulants qui affichent des exemples d’écriture de stock peuvent également être utilisés. Les graphiques peuvent également être manipulés, en particulier si le programme d’automatisation de documents est conçu pour les entreprises, car une entreprise voudra probablement ajouter son logo au document. En disposant d’une zone où des graphiques peuvent être ajoutés et modifiés, l’entreprise peut ajouter un logo en quelques clics.
L’automatisation des documents est généralement réalisée sous la forme d’un programme autonome ou d’un module complémentaire. Cela permet à l’utilisateur de s’en tenir à son programme préféré et d’utiliser simplement les fonctionnalités d’automatisation pour l’assemblage de documents, ou d’utiliser un programme complètement différent qui peut avoir des fonctionnalités qui manquent à d’autres programmes. Dans les deux cas, l’ordinateur de l’utilisateur doit être capable de gérer la mémoire et les besoins de traitement du programme pour que le logiciel d’assemblage fonctionne correctement.
La plupart des entreprises trouveront un logiciel d’assemblage de documents utile, mais certaines ne le seront pas. Si une entreprise se consacre à l’écriture manuscrite de chaque document et à le rendre différent, l’automatisation du processus ne sera pas utile. Si la majeure partie des documents créés ne peut pas être appliquée à un formulaire parce que chacun est substantiellement différent, alors l’automatisation des documents n’est pas non plus utile.