Dans de nombreux cas, les entreprises, les écoles ou les organisations à but non lucratif organisant des événements ne seront pas en mesure de couvrir le coût de l’événement avec leurs propres fonds. Par conséquent, ils pourraient rechercher un parrainage d’événement, en approchant d’autres entreprises de la région pour voir s’ils sont intéressés à parrainer l’événement avec un don d’une certaine somme d’argent. En retour, l’entreprise de la région pourrait mettre en place des pancartes annonçant son parrainage lors de l’événement ou distribuer des articles promotionnels gratuits tels que des tasses à café ou des stylos avec son logo dessus. De cette façon, le parrainage d’un événement peut être bénéfique à la fois pour le sponsor et pour l’entreprise qui est sponsorisée.
Il n’y a pratiquement aucune limite au type d’événement dans lequel le parrainage d’événement peut avoir lieu. Les événements d’entreprise et les conférences sont courants, ainsi que les événements dans les collèges et les universités. Les événements de divertissement publics, tels que les concerts ou les spectacles, recherchent également fréquemment des sponsors. En effet, tout événement réunissant des centaines, voire des milliers de personnes est une excellente opportunité de marketing, et les entreprises reconnaissent souvent les avantages inhérents au parrainage d’événements et à l’association de leur nom à quelque chose que les participants apprécient déjà. Les collectes de fonds demandent également souvent à des entreprises commanditaires de s’assurer que tout l’argent gagné grâce à la collecte de fonds réelle aille à la cause, et non au marketing ou à d’autres frais généraux.
Le parrainage d’un événement peut prendre différentes formes. Un don plus petit ne peut rapporter au sponsor qu’une petite quantité de signalisation autour du lieu ou de l’emplacement. Des dons plus importants peuvent donner au donateur la possibilité de donner certains morceaux de “swag” ; les options populaires incluent les sacs fourre-tout, les stylos, les calendriers ou les tasses, par exemple. Il s’agit essentiellement d’une opportunité de publicité “gratuite”, même si l’entreprise a dépensé de l’argent pour être représentée à l’événement. Les parrainages d’entreprises plus importantes peuvent même comporter un placement de produit lors de l’événement pour que les participants puissent essayer certains produits ou même les acheter ; c’est courant lors de conférences technologiques, par exemple.
Les entreprises ou les organisations à but non lucratif qui approchent les entreprises pour le parrainage d’un événement doivent s’assurer d’avoir certains faits et chiffres prêts, tels que la taille du lieu et le nombre de personnes attendues. Cela peut aider l’entreprise à déterminer si elle souhaite ou non parrainer l’événement, et dans quelle mesure. Les entreprises qui ont une expérience positive et un bon retour sur investissement seront plus susceptibles de parrainer la même cause à l’avenir.