Le processus de gestion des connaissances traite de deux attributs spécifiques : le partage des connaissances existantes et la création de nouvelles connaissances. L’ère de l’information rend cette activité commerciale cruciale pour la survie d’une entreprise. L’information circule d’entreprise à entreprise, d’entreprise à consommateur et d’autres méthodes. Trois pratiques principales dans le processus de gestion des connaissances comprennent la création et la découverte, le partage et l’apprentissage, et l’organisation et la gestion. Chaque entreprise peut créer sa propre méthode spécifique de gestion des connaissances.
La création et la découverte de nouvelles données impliquent le processus d’exploration de données, qui est un terme fantaisiste pour la collecte d’informations. Les entreprises peuvent utiliser un certain nombre de méthodes de minage pour créer ou découvrir de nouvelles connaissances. Par exemple, une entreprise peut envoyer des sondages auprès des clients pour se renseigner sur les habitudes d’achat individuelles. L’information recueillie s’écoule dans le processus de gestion des connaissances d’une entreprise en utilisant un certain nombre de tâches techniques ou d’individus qui transmettent l’information via le système de flux de travail d’une entreprise. La création de nouvelles informations conduit à la découverte, car les entreprises découvrent des informations et des données à partir d’un certain nombre de nouvelles sources.
Le partage et l’apprentissage impliquent l’utilisation de réseaux commerciaux pour envoyer et recevoir des informations. Le partage signifie prendre des informations glanées à partir d’une enquête ou d’une autre source et diffuser les informations parmi un ou plusieurs groupes. Un processus de gestion des connaissances implique souvent de nombreux départements au sein d’une même organisation. Dans d’autres cas, une entreprise peut partager des informations avec d’autres entreprises. Cela permet à plusieurs entreprises d’apprendre à augmenter leur part de marché ou à mieux compléter d’autres processus dans l’espoir d’une meilleure production.
Organiser et gérer est une activité continue du processus de gestion des connaissances. L’organisation est nécessaire pour comparer les nouvelles informations aux anciennes. De plus, l’organisation est nécessaire pour qu’une entreprise puisse se référer aux informations recueillies à des fins spécifiques. La gestion de l’information est une tâche similaire associée à l’organisation des données recueillies. Les gestionnaires doivent protéger les informations et les rendre facilement disponibles pour une utilisation à des moments précis. Plusieurs personnes dans différents départements peuvent avoir la tâche de gérer les informations d’une entreprise.
Un processus de gestion des connaissances fait souvent un usage intensif de la technologie. La technologie actuelle permet à une entreprise de collecter et de transmettre des données extrêmement rapidement, souvent en temps réel. L’utilisation croissante de la technologie dans ces processus se traduit souvent par de nouveaux postes ou activités qu’une entreprise doit accomplir. Par exemple, une entreprise doit protéger les informations sensibles recueillies auprès des clients. Les processus de gestion des connaissances exigent cette protection car une entreprise peut être tenue responsable des dommages si les données d’un client sont utilisées illégalement.