Le remboursement des coûts est un terme utilisé pour décrire le règlement des dépenses encourues au cours du processus de travail sur un projet. Selon les termes de l’accord entre toutes les parties impliquées dans le projet, ce type de remboursement peut avoir lieu si le projet est un jour terminé ou même si le projet ne génère finalement pas les rendements escomptés. Il existe plusieurs exemples ou types de remboursement des coûts, y compris le remboursement de l’entrepreneur. De plus, différentes méthodes de tarification comme la méthode de tarification constante peuvent être utilisées pour calculer le montant d’un remboursement donné.
La fonction de base du remboursement des coûts est de rembourser aux entrepreneurs toutes les dépenses qu’ils encourent lors de l’exécution de tâches ou de l’exécution d’engagements associés à un projet spécifique. L’une des approches les plus courantes du processus de remboursement est connue sous le nom de méthode du coût majoré. Dans ce scénario, le remboursement vise non seulement à couvrir les frais engagés par l’entrepreneur, mais également à permettre un montant raisonnable de compensation supplémentaire pour le temps passé à travailler sur le projet. Un modèle de ce type est souvent utilisé dans les projets de construction, mais peut également s’appliquer dans des situations d’externalisation dans lesquelles un entrepreneur s’engage à exécuter certains services pour le compte d’un client.
À d’autres moments, l’approche du remboursement des coûts est axée sur la couverture des coûts réels. Ici, l’entrepreneur peut être tenu de soumettre des documents pour confirmer les éléments identifiés dans la demande de remboursement, de la même manière qu’un employé soumet des reçus lors du dépôt d’un rapport de dépenses auprès d’un employeur. La documentation et les montants sur la demande sont recoupés avec les termes et conditions trouvés dans le contrat entre les deux parties impliquées. Dans l’hypothèse où les dépenses sont conformes aux dispositions du contrat, le remboursement est effectué au profit de l’entrepreneur.
Avec tous les types de remboursement des coûts, la nécessité de tenir des registres précis de toutes les dépenses est essentielle. Cela permet de prouver beaucoup plus facilement qu’une dépense donnée est effectivement associée à une fonction assignée à l’entrepreneur et que le montant de la dépense est conforme aux termes de l’accord qui régit la relation de travail. Il est important de noter que les dispositions de remboursement sont souvent rédigées pour être conformes aux lois et réglementations gouvernementales, ce qui signifie que le remboursement peut être sur demande ou peut être programmé pour le paiement en utilisant les directives trouvées dans le texte du contrat.