Le stock effectif est la quantité totale de stock dont dispose une entreprise, plus la quantité de stock en commande mais pas encore reçue. C’est un moyen pour une entreprise de déterminer les besoins en stocks sans surestimer ou sous-estimer en se basant simplement sur ce qui est visible sur les étagères. De nombreuses entreprises utilisent un système d’inventaire informatisé intégré à un système comptable pour faciliter le suivi des niveaux de stock effectifs.
La gestion des stocks est l’un des processus opérationnels les plus importants pour toute entreprise qui maintient un inventaire. À tout moment, une partie importante de la trésorerie d’une entreprise peut être immobilisée dans son inventaire. Avoir trop de stock sur les étagères et dans le stockage signifie que l’argent dépensé pour cet inventaire n’est pas disponible pour d’autres besoins commerciaux, tels que la publicité. Trop peu d’inventaire disponible signifie que les clients pourraient ne pas être en mesure d’effectuer des achats immédiatement, car les produits sont en rupture de stock.
Pour gérer efficacement une entreprise, le personnel doit déterminer la quantité de stock qui doit être conservée à tout moment pour répondre à la demande. Cette décision est spécifique à chaque entreprise individuelle et est basée sur la rapidité avec laquelle les produits se vendent et la rapidité avec laquelle les fournisseurs peuvent remplir une commande de réapprovisionnement. Déterminer le taux de rotation des stocks correct et les niveaux de stock appropriés permet aux entreprises de garder des liquidités disponibles pour d’autres utilisations, au lieu d’immobiliser des liquidités sur des stocks qui pourraient rester sur les étagères pendant des mois avant d’être vendues.
Lorsqu’une entreprise gère et évalue ses processus d’inventaire, elle garde une trace de ce qui est disponible grâce à un système de contrôle des stocks. Il suit également les commandes passées auprès des fournisseurs via son système comptable, de sorte qu’il sait ce qu’il a payé en coûts d’inventaire. L’intégration de ces deux processus permet aux entreprises de déterminer le niveau de stock effectif, ou la quantité de stock qui a été achetée, que le stock soit ou non actuellement en rayon.
Les progrès technologiques ont changé la façon dont les entreprises gèrent les systèmes d’inventaire et de comptabilité. Les systèmes modernes utilisent des bases de données informatisées qui facilitent l’extraction et l’analyse des informations. De nombreux commerces de détail, par exemple, utilisent un système de point de vente intégré qui permet au personnel de suivre l’inventaire, de gérer les ventes et d’enregistrer les transactions dans les livres de l’entreprise. Pour déterminer le niveau de stock effectif dans une entreprise qui utilise ce type de système, il suffit d’imprimer un rapport.
Les entreprises peuvent toujours déterminer manuellement les niveaux de stock effectifs, bien sûr, mais cela demande un peu plus d’efforts. Le personnel doit d’abord établir le niveau d’inventaire actuel en faisant un décompte ou en vérifiant les registres. Les factures pour les commandes ouvertes de stocks qui n’ont pas encore été livrées doivent être extraites. L’inventaire reflété sur les factures doit être ajouté à l’inventaire physique disponible pour déterminer le stock effectif d’une entreprise.