Il existe de nombreux types de propositions. Certains visent à gagner l’affaire d’un client potentiel, tandis que d’autres visent à sécuriser les ressources pour un projet, comme la création de fonds pour la recherche ou le démarrage d’une nouvelle entreprise. Bien qu’il existe différents types de propositions, il y a quelques éléments qui sont toujours importants pour le processus de rédaction des propositions. Voici quelques exemples.
Premièrement, rédiger des propositions nécessite de faire des recherches avant de commencer à rédiger le document lui-même. Une erreur courante commise par de nombreuses entreprises et particuliers est de ne pas savoir tout ce qu’ils peuvent sur l’entité qui recevra finalement la proposition. Afin d’augmenter les chances de succès, il est important d’étudier l’histoire, les objectifs et le statut actuel du destinataire. Souvent, des indices précieux sur la façon de structurer le contenu de la proposition sont trouvés au cours de cette enquête préalable.
Dans les situations où une entité invite d’autres personnes à soumettre des propositions, un document connu sous le nom de demande de proposition est mis à disposition. Aussi connu sous le nom de RFP, ce document doit être lu du début à la fin avant de tenter la première ébauche de la proposition. Souvent, les appels d’offres incluent des modèles et des instructions spécifiques pour organiser la réponse d’une manière souhaitable pour le destinataire. Rédiger d’abord des propositions, puis tenter de les modifier pour qu’elles correspondent au format spécifié dans la DP, conduit souvent à des difficultés qui auraient pu être évitées en lisant simplement la DP à l’avance.
Si la demande de propositions ne contient rien de plus que des instructions générales, le rédacteur de la proposition doit comprendre que cela ne signifie pas que la proposition peut être structurée comme bon lui semble. Lors de la rédaction de propositions avec peu de lignes directrices, faire des recherches à l’avance devient d’autant plus important. De petites informations qui peuvent sembler sans importance à première vue peuvent en fait être essentielles à la manière dont les informations sont présentées dans la proposition. Par exemple, si le bénéficiaire est connu pour être en train de devenir une entreprise verte, la proposition peut présenter de manière subtile comment le choix de cette proposition favoriserait ces objectifs.
Réussir à rédiger des propositions, c’est aussi rendre l’organisation et le texte immédiatement accessibles au destinataire. Évitez d’utiliser des termes compliqués, sauf si vous savez que le destinataire les comprendra immédiatement. Structurez le document de manière à ce qu’une section s’enchaîne logiquement dans la suivante, ce qui permet au destinataire de suivre plus facilement la conclusion logique que votre proposition est celle à accepter. De nombreuses propositions incluent une table des matières au début et un index au verso, ce qui rend le document encore plus convivial. Une fiche de proposition d’offre qui résume les coûts associés ou les prix proposés au destinataire est également une excellente idée, tant que les directives du destinataire autorisent une page ou une section de ce type.
En bref, en savoir le plus possible sur le destinataire est essentiel pour rédiger des propositions qui vous permettent d’obtenir ce que vous voulez. Gardez à l’esprit que votre objectif est d’attirer et de retenir l’attention du destinataire suffisamment longtemps pour gagner l’entreprise ou recevoir le financement. En structurant la proposition de manière à ce qu’elle réponde aux besoins et aux désirs du client potentiel, et en veillant à ce que le document circule de manière logique et soit facile à lire, vous avez de bien meilleures chances d’obtenir ce que vous voulez du destinataire de la proposition.