Un accord de commande de base (BOA) est un document qui fournit des informations sur un accord entre un acheteur et un vendeur potentiels, afin que les deux parties sachent à quoi s’attendre en faisant des affaires l’une avec l’autre. Ce document ne constitue pas un contrat formel ou une offre. Si les parties décident d’aller de l’avant avec un projet, elles devront établir un contrat basé sur les termes discutés dans l’accord de commande de base.
Ce document doit décrire les spécifications et les modalités des projets. Il fournit des informations sur ce que l’acheteur attend et ce que le vendeur peut fournir. Par exemple, un accord de commande de base pourrait couvrir la construction de cantines sur des bases militaires, auquel cas le document aurait des spécifications telles que le nombre de personnes qu’il peut accueillir, le type d’appareils de cuisine à installer, etc. Ce document peut être très détaillé pour jeter les bases d’un contrat.
Un autre élément de l’accord de commande de base traite des prix. Il couvre les méthodes de tarification qu’un vendeur peut utiliser et les prix estimés pour les activités décrites dans le contrat. En travaillant avec un accord de commande de base, les deux parties peuvent négocier les prix qu’elles jugent justes et raisonnables, en tenant compte de questions telles que les coûts de main-d’œuvre et de matériaux. Ces prix ne sont pas définitifs et, en cas de contrat, le vendeur devra justifier les réclamations de prix et confirmer qu’ils sont tels qu’ils sont indiqués, ou expliquer comment ils ont changé.
Bien que le document ne soit pas un contrat ou une offre de contrat, il peut discuter des opportunités de contrat qui pourraient survenir à l’avenir. Il peut discuter des termes et conditions associés aux contrats et de ce à quoi s’attendre des futurs contrats. Les entreprises pourraient noter qu’elles auront besoin de plus d’un produit ou d’un service donné et pourraient se tourner vers le fournisseur d’un ordre de base de compréhension pour plusieurs contrats différents à l’avenir.
Dans un accord de commande de base typique, les parties conviennent de revoir périodiquement le document, tant qu’il reste valide. Des changements peuvent survenir et avoir un impact sur la nature de l’accord, comme une flambée des prix des matériaux qui rend un prix de la main-d’œuvre indiqué impossible à honorer. Si des changements se produisent, ils peuvent être notés et discutés dans une version mise à jour. Cela permet de maintenir le document à jour et utile pour les deux parties, afin qu’elles comprennent ce qu’elles obtiendront et ne retireront pas des contrats basés sur le document.