Un assistant administratif en ligne est une personne qui fournit une gamme de services administratifs à distance. Un adjoint administratif travaille dans une variété de bureaux, organisant des rendez-vous, faisant le suivi avec les fournisseurs et les clients, tout en aidant à gérer la correspondance du bureau. Un assistant administratif efficace maintient le bureau organisé, s’assure que les clients reçoivent un excellent service client et que le paiement est reçu pour les services fournis.
Les personnes qui aiment organiser, sont d’excellents communicateurs et sont capables d’équilibrer des priorités conflictuelles trouvent ce rôle gratifiant et énergisant. Ce n’est pas un rôle approprié pour quelqu’un qui est timide, préfère travailler de manière indépendante et n’apprécie pas de suivre les instructions des autres. D’excellentes compétences interpersonnelles et un degré élevé d’attention aux détails sont essentiels pour toute personne occupant ce poste.
En plus des compétences standard, un assistant administratif en ligne doit avoir des compétences informatiques de niveau expert. La capacité de configurer un réseau privé virtuel et de dépanner les connexions d’ordinateur à ordinateur est très importante dans ce rôle. De nombreux assistants administratifs en ligne répondent également aux appels téléphoniques via une connexion voix sur protocole Internet (VOIP), dont la configuration peut nécessiter une certaine assistance.
La plupart des adjoints administratifs en ligne ont terminé un programme d’études postsecondaires. Ce type de programme est disponible dans les collèges communautaires et professionnels et dure généralement de huit à 12 mois pour le programme de base. Un engagement envers la formation continue est important dans ce rôle, car la technologie continue d’évoluer à un rythme rapide.
Il existe deux modes opératoires pour faire appel à une assistante administrative en ligne : dédiée et par l’intermédiaire d’un cabinet de services. Un assistant administratif dédié bénéficie généralement d’un accès direct au réseau informatique de l’entreprise. Cet accès comprend tout compte de messagerie électronique général, fichiers électroniques et documents connexes. L’assistant se connecte à l’ordinateur, puis effectue les tâches assignées.
Une entreprise de services d’adjoints administratifs professionnels offre l’accès à des adjoints administratifs moyennant des frais fixes. L’assistant réel peut changer, selon le niveau de service demandé et le nombre d’autres clients. Dans ce scénario, les tâches sont généralement envoyées à un référentiel central ou à un portail utilisé pour gérer le flux de documents.
L’utilisation d’un assistant administratif en ligne se développe lentement et devrait connaître une croissance supérieure à la moyenne au cours des cinq à dix prochaines années. La technologie améliorée fournit aux employeurs de meilleurs outils pour suivre la productivité et permet aux gens d’effectuer un plus large éventail de tâches à partir d’un bureau distant. Permettre aux employés de travailler à domicile peut être considéré à la fois comme une méthode de réduction des coûts et un avantage pour les employés.