Un bureau de gestion de projet, également appelé PMO, est le département ou l’équipe au sein d’une entreprise ou d’une organisation qui définit les directives et les processus par lesquels les projets sont gérés. Les objectifs du bureau de gestion de projet sont de s’assurer que les projets sont achevés dans les délais et dans les limites du budget, que les projets sont gérés et documentés de manière cohérente dans toute l’organisation et que toutes les exigences réglementaires applicables sont respectées pour chaque projet. Un bureau de gestion de projet offre souvent une formation et un mentorat aux chefs de projet de toute l’entreprise, que ces personnes relèvent ou non du bureau de gestion de projet.
L’une des principales fonctions d’un bureau de gestion de projet est de développer des formulaires standard et des procédures de documentation. Une entreprise ou une organisation peut avoir plusieurs chefs de projet travaillant dans un certain nombre de domaines au sein de l’entreprise. Chacun de ces professionnels aura ses propres idées sur les informations qui doivent être écrites et sur celles qui peuvent être mémorisées. Le manque de documentation appropriée, cependant, peut conduire à une erreur humaine et peut créer une situation de responsabilité en cas d’audit ou de poursuite. La création de documents de projet standard, tels que des formulaires de contrôle des modifications, des dossiers d’informations sur le projet et des matrices d’analyse de la gestion des risques, permet de garantir que toutes les informations nécessaires seront complètes et disponibles à tout moment.
Le bureau de gestion de projet peut également analyser les projets réussis et non réussis afin d’identifier les faiblesses du processus. Cela peut inclure un examen de la création des spécifications, de l’estimation, des achats, de la conception, des ventes, du service à la clientèle et de la fabrication. Il créera souvent des documents sur les meilleures pratiques pour résoudre les problèmes qui ne nécessitent pas non plus de procédure formelle.
Selon la taille et la structure de l’organisation, le bureau de gestion de projet peut être un département distinct ou il peut s’agir d’une équipe interfonctionnelle. Il peut également être appelé bureau de gestion de programme. Indépendamment de la structure ou de la terminologie, les objectifs du bureau sont la cohérence, l’efficacité et la diminution des erreurs. En fin de compte, ces éléments se combinent pour créer à la fois une meilleure expérience client et des projets plus rentables.
Le développement d’un bureau de gestion de projet efficace est un investissement en temps, en travail et, souvent, en argent. Les entreprises formant un tel bureau ne doivent pas s’attendre à voir des résultats immédiats. Les membres du bureau de gestion de projet auront besoin de temps pour étudier les processus existants, analyser les données passées et interroger les chefs de projet et les autres employés avant de pouvoir identifier les besoins et développer des solutions. Ils peuvent avoir besoin de déterminer si un logiciel de gestion de projet sera bénéfique pour l’organisation et, si c’est le cas, décider quel logiciel acheter. Les bureaux de gestion de projet les plus performants sont ceux qui disposent à la fois d’un soutien financier adéquat et du soutien de la haute direction.