Un classeur médical stocke les dossiers médicaux de manière organisée et sécurisée. Dans les pays dotés de lois sur la confidentialité des dossiers médicaux, il est important de s’assurer que des systèmes de classement appropriés sont utilisés pour la sécurité et la sûreté des dossiers. Les fournisseurs médicaux et les entreprises de meubles spécialisés peuvent produire des systèmes de classement spécialement conçus pour les dossiers médicaux. Il peut également être possible d’utiliser une armoire générique qui répond aux spécifications.
De nombreux cabinets médicaux utilisent un système de classement ouvert, avec des étagères pour les dossiers, plutôt que des tiroirs. Des onglets sur les fichiers permettent au personnel de localiser rapidement les informations, et des intercalaires peuvent être utilisés pour l’organisation. Un classeur médical doit avoir des tiroirs suffisamment hauts et profonds pour accueillir les dossiers médicaux. Certains peuvent avoir besoin de contenir de grands films radiographiques et d’autres gros documents, auquel cas des étagères surdimensionnées peuvent être nécessaires.
Au-delà d’une configuration spécifique, un classeur médical peut également se verrouiller. Les portes ou les glissières peuvent couvrir les dossiers lorsqu’ils ne sont pas utilisés et se verrouiller en place pour empêcher tout accès non autorisé. Cela peut être requis par la loi ou simplement recommandé pour les cabinets médicaux préoccupés par les informations de santé sensibles. Le système peut permettre au personnel d’ouvrir des sections séparément pour limiter le nombre de dossiers visibles lorsqu’ils accèdent au classeur médical.
L’ignifugation peut également être une préoccupation. Les dossiers médicaux doivent être protégés contre les incendies et autres dommages pour garantir leur disponibilité. Les armoires avec des cotes de résistance au feu peuvent aider un cabinet à rester conforme aux exigences légales et à protéger ses fichiers contre les éléments. Ces classeurs médicaux sont fabriqués avec une construction lourde et des peintures pour résister au feu, et ont une cote basée sur les degrés de chaleur qu’ils peuvent supporter avant que le métal ne commence à se rompre et que les dossiers à l’intérieur ne soient endommagés.
De nombreux systèmes sont modulaires pour plus de commodité. Cela permet aux cabinets médicaux d’étendre les systèmes de classement au fur et à mesure de leur croissance sans avoir à remplacer les anciennes armoires. Les armoires auront toutes une apparence et une sensation similaires, même si elles ont été fabriquées à des moments différents, et doivent s’emboîter en toute sécurité. Le classement modulaire peut également être facilement réorganisé au bureau pour s’adapter aux changements de disposition.
Les cabinets médicaux ayant des préoccupations spécifiques concernant les questions juridiques peuvent être invités à consulter un conseiller juridique avant de mettre en place un classeur médical. Un avocat peut examiner les responsabilités légales associées au système de classement et peut avoir des recommandations spécifiques pour le client. Ceux-ci peuvent inclure des conseils sur des systèmes de classement particuliers et des fonctionnalités qui peuvent aider une pratique à se conformer à la loi.