Un compte de contrôle est un compte financier responsable de la gestion des données des comptes subsidiaires. Par exemple, les comptes débiteurs représentent l’argent dû par les clients qui ont acheté des biens et des services auprès d’une entreprise. Chaque client a généralement son propre compte financier dans le journal des comptes clients d’une entreprise. Un compte de contrôle se trouve dans le grand livre général, contenant le montant total de tous les comptes dans le journal des comptes clients. D’autres comptes de contrôle peuvent exister dans le système de comptabilité financière d’une entreprise.
Les systèmes comptables nécessitent l’utilisation de plusieurs journaux contenant des informations détaillées. Les journaux peuvent inclure les encaissements et les décaissements, les comptes créditeurs et débiteurs, la paie et d’autres journaux. Un journal contient des informations détaillées sur chaque transaction financière qui se produit dans les opérations commerciales normales d’une entreprise. Les informations peuvent inclure des noms, de brèves descriptions de transactions et des dates ; des montants en dollars et des débits ou crédits compensatoires et des calculs peuvent également être nécessaires pour l’entrée. Ces informations ne sont pas nécessaires pour le grand livre, notamment parce que trop d’informations peuvent encombrer le grand livre, conduisant à l’utilisation d’un compte de contrôle.
Un autre outil utilisé en conjonction avec un compte de contrôle est un rapport ou un calendrier de vieillissement. Les comptes clients sont généralement associés à un rapport chronologique afin que les entreprises puissent déterminer quels clients n’ont pas payé leurs factures. La société se concentre sur ces personnes pour recouvrer les factures impayées. Ce calendrier fonctionne également pour les comptes créditeurs, qui sont des sommes dues par une entreprise à des fournisseurs ou à des vendeurs. L’échéancier indique les factures d’une entreprise qui arrivent à échéance et le montant qu’elles doivent.
Les grands livres sont le principal outil comptable qu’une entreprise utilise pour préparer ses états financiers. Chaque compte individuel et de contrôle fait l’objet d’une balance générale, qui est un rapport d’état préfinancier. La balance de vérification répertorie chaque compte individuel contenant des informations financières. Les comptables peuvent vérifier l’exactitude et la validité des informations avant la préparation des états financiers. Un compte de contrôle peut nécessiter un rapprochement avant de terminer le cycle comptable et de clôturer les livres d’une entreprise.
Un compte de contrôle peut être très sujet aux erreurs. Comme le grand livre ne rapporte que le total agrégé d’un journal, il est possible que des chiffres inexacts se trouvent dans un journal. Les comptables doivent examiner le journal et travailler sur chaque entrée pour la période comptable. Chaque période correspond généralement à un mois civil. Les comptables recherchent des transpositions, des entrées en double, des calculs incorrects et d’autres erreurs.
Les entreprises peuvent généralement créer leurs propres ensembles de journaux comptables, de grands livres et de comptes de contrôle. Cette flexibilité permet à une entreprise de créer un système qui fonctionne le mieux pour ses opérations. L’utilisation de comptes de contrôle peut ou non être nécessaire selon les opérations d’une entreprise.