Un compte de dépenses est un compte financier à partir duquel les employés sont remboursés par leur employeur lorsqu’ils effectuent des achats liés au travail. Dans de nombreux cas, les employés paient les achats avec leur propre argent, puis soumettent une note de frais avec reçus joints afin qu’ils puissent récupérer leur argent. Les voyages d’affaires, la formation professionnelle et les divertissements des clients sont tous généralement payés par le biais d’un compte de dépenses. Il est toutefois conseillé aux employés de vérifier auprès de leur employeur les détails, car les entreprises ont des politiques différentes. Les employés qui abusent de ce système sont généralement réprimandés ou licenciés et peuvent être tenus de rembourser à l’entreprise des dépenses non liées au travail.
Les dépenses éligibles pour ce type de compte ont tendance à varier selon l’entreprise, mais certains coûts liés au travail sont presque toujours éligibles. Par exemple, dîner au restaurant avec un client est généralement payé par l’entreprise, tout comme jouer au golf ou divertir les clients. Lorsque des réunions avec des collègues sont nécessaires, tous les coûts associés sont généralement ajoutés au compte de dépenses, ce qui signifie que les repas, les boissons non alcoolisées et les frais de transport doivent être pris en compte. De plus, les cours et les livres qui permettent aux employés de se tenir au courant de leur industrie sont généralement payés par l’entreprise via un compte de dépenses.
Les frais de déplacement sont généralement également inclus, dans la mesure où le déplacement est nécessaire pour le travail. La plupart des entreprises paient pour le transport, y compris les billets d’avion ou de train, les frais de taxi et l’essence. Les frais de location de voiture et de stationnement sont également généralement payés par l’employeur. La plupart des entreprises paient également l’hébergement à l’hôtel et les repas au restaurant lors d’un voyage d’affaires. En général, l’utilisation d’un compte de dépenses lors d’un voyage d’affaires garantit que les employés ne sont pas incommodés financièrement et que presque toutes les nécessités doivent être payées tant que les reçus sont présentés.
Il est souvent conseillé aux employés disposant d’un compte de dépenses d’utiliser une carte de crédit lorsqu’ils effectuent des achats, afin qu’ils ne paient pas de leur poche. Chaque entreprise a généralement une politique différente en matière de remboursement des employés, de sorte que le temps nécessaire pour être remboursé peut varier. Un autre avantage de l’utilisation d’une carte de crédit pour les dépenses liées au travail est que la plupart des cartes offrent une protection supplémentaire contre le vol d’identité et la fraude et permettent aux clients de contester les transactions qu’ils n’ont pas approuvées. L’utilisation d’une carte de crédit peut également être un moyen facile de suivre les achats afin que le remplissage des formulaires de dépenses soit rapide, bien que le reçu d’achat réel soit généralement toujours requis lors de la soumission des formulaires.