Un dossier commercial est un document qui enregistre tout type de transaction commerciale. Les termes sont souvent utilisés pour englober tous les documents qui fournissent des informations sur les interactions avec les clients et les clients potentiels, ainsi que les enregistrements liés à des transactions spécifiques se produisant entre un fournisseur ou un fournisseur et un client. Le but de la tenue d’un dossier commercial est de pouvoir produire une documentation liée à une transaction spécifique et d’identifier la séquence exacte des événements qui se sont produits dans le cadre de cette transaction. De nombreux gouvernements exigent des entreprises qui opèrent à l’intérieur de leurs frontières qu’elles développent une stratégie de gestion des documents qui conserve un large éventail de documents couvrant à peu près tous les aspects de l’activité commerciale.
Au sein d’une entreprise, une fiche métier peut concerner plusieurs fonctions différentes. Bien que de nombreuses personnes aient tendance à penser que ce type de document commercial concerne les ventes faites aux clients, le fait est que le terme s’applique également à un large éventail de documents. Cela inclut les documents sources comptables tels que les demandes d’achat, les bons de commande, les listes de colisage, les factures et les paiements émis pour ces factures. Les contrats de travail et le dossier du personnel sont également considérés comme répondant aux critères de base d’un dossier d’entreprise, car ces documents présentent des transactions importantes dans la vie de l’entreprise. Même les mémorandums internes, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration ou des réunions d’investisseurs et les communiqués de presse sont souvent considérés comme relevant de la catégorie générale des documents commerciaux.
La principale fonction de tout document commercial est de documenter l’historique d’événements spécifiques de la vie de l’entreprise. Par exemple, le dossier personnel d’un employé fournira des données précieuses concernant l’embauche de l’individu, les récompenses ou les mesures disciplinaires prises, les ajustements de salaire ou de salaire et les circonstances entourant la démission ou la cessation d’emploi. Les enregistrements de ce type protègent
employeur
de réclamations pour licenciement illégal ou d’autres types d’accusations qu’un employé peut porter. Dans le même temps, les détails d’un dossier personnel peuvent également être à l’avantage de l’employé si l’employeur n’a pas documenté certains événements ou prend des mesures qui sortent du champ d’application des lois sur l’emploi en vigueur.
La tenue de registres précis est essentielle pour fournir la documentation relative aux revenus générés, aux dépenses opérationnelles et à la préparation des déclarations de revenus. En cas d’audit, une entreprise disposant d’une politique solide en matière de documents commerciaux pourra facilement produire des documents à l’appui des chiffres présentés dans les déclarations. Cela facilite la vérification de chaque élément de la déclaration de revenus et évite l’imposition de frais de retard et d’autres pénalités qui s’appliqueraient si l’entreprise ne pouvait pas fournir de documents pour étayer ces chiffres.