Un grand livre comptable est un outil utilisé pour aider les entreprises à suivre les transactions monétaires. Il contient normalement des sections pour les numéros de facture, une description de la transaction et le montant. Ce grand livre peut être utilisé dans un système comptable en partie simple ou double et peut parfois être électronique. Les registres papier sont normalement stockés dans un classeur à trois anneaux ou un dossier, tandis que les versions électroniques peuvent être conservées dans une base de données ou sur un disque dur externe.
Le suivi des flux de trésorerie est un élément important de toute entreprise. La plupart des entreprises le font en tenant un grand livre comptable. De nombreux journaux comptables suivent un format similaire, contenant des sections pour la date, le type de transaction et le montant. Une page de grand livre comporte souvent des colonnes distinctes pour les débits et les crédits. Cela peut faciliter l’ajout ou la soustraction d’éléments afin qu’un solde courant soit toujours disponible.
Il existe deux types de base de comptabilité : en partie simple ou en partie double. Un grand livre à une seule entrée peut n’afficher que des débits ou des crédits, tandis que la méthode à double entrée permet de décomposer ces catégories en comptes individuels. Les grands livres qui permettent des entrées uniques peuvent être préférables pour une petite entreprise avec relativement peu de dépenses. Un grand livre à double entrée peut être une bonne idée chaque fois que les entreprises sont invitées à gérer les finances d’un client ou souhaitent désigner un budget pour divers départements au sein de l’organisation.
Alors que de nombreuses entreprises utilisent un grand livre comptable manuel, ce document pourrait également être conservé au format électronique. Il existe un certain nombre de logiciels qui permettent aux entreprises de créer et de tenir à jour des journaux comptables. Ceux-ci pourraient également être développés en utilisant une base de données de tableur. Certains comptables utilisent à la fois un grand livre manuel et électronique, mais cela peut souvent être inexact si les chiffres ne sont pas transposés correctement. Si l’accès aux registres comptables électroniques est un problème, les registres électroniques peuvent être imprimés puis classés pour une utilisation ultérieure en cas de panne de courant ou de panne informatique.
Les registres papier peuvent être conservés dans un cahier à 3 anneaux ou un dossier à broches. La plupart du temps, un grand livre de comptabilité est rangé chronologiquement, avec la dernière feuille de journal en tête. De nombreux fournisseurs de logiciels autorisent la sauvegarde électronique des enregistrements, et cela se fait souvent automatiquement chaque fois que des informations sont ajoutées à un programme. La durée pendant laquelle une base de données peut conserver des informations varie, de sorte que de nombreux comptables préfèrent enregistrer les anciens enregistrements sur un lecteur flash à la place. Quelle que soit la façon dont les dossiers sont stockés, pouvoir y accéder facilement peut être très avantageux pour les propriétaires d’entreprise lorsqu’ils produisent des déclarations de revenus.