Les immobilisations sont un nom commun pour les actifs à long terme ou non courants qui sont des éléments physiques. Ceux-ci sont généralement regroupés sous les immobilisations corporelles (immobilisations corporelles). Ils sont composés d’éléments dont une entreprise a besoin pour fonctionner et peuvent être aussi petits qu’un crayon ou aussi grands qu’un bâtiment. Pour comptabiliser correctement les immobilisations, une entreprise doit avoir une liste détaillée de ses immobilisations corporelles. Un inventaire des immobilisations fournit ces informations.
Les immobilisations sont amorties, ce qui offre une déduction fiscale pour une entreprise. Si une entreprise n’a pas un registre correct de ses immobilisations, il se peut qu’elle prélève une déduction trop importante ou trop faible. Pour un calcul d’amortissement précis, une entreprise doit savoir quand une immobilisation a été achetée, quel était son coût initial et quelle est sa durée de vie utile prévue. Toutes ces informations doivent être incluses dans un inventaire des immobilisations.
Un inventaire des immobilisations est également nécessaire pour une bonne couverture d’assurance. Les immobilisations ont souvent une valeur importante et doivent être assurées. Une entreprise ne veut pas assurer les biens qu’elle ne possède pas, ni ne veut assurer les biens qu’elle possède. Un inventaire des immobilisations peut également réduire le vol, ce qui à son tour réduira les primes d’assurance.
Un logiciel de gestion de l’inventaire des actifs peut être utilisé pour faciliter le processus d’inventaire. Les articles sont étiquetés avec des codes-barres ou des étiquettes d’identification par radiofréquence (RFID) et chargés dans le logiciel via un scanner. Lorsque de nouvelles immobilisations sont achetées, elles sont ajoutées à la liste. De même, lorsque des immobilisations existantes sont cédées, elles sont supprimées du logiciel. De cette façon, le logiciel peut fournir un suivi précis de l’inventaire des immobilisations.
En règle générale, le logiciel de gestion des actifs s’interface avec le système comptable d’une entreprise et gère des tâches telles que la constatation de l’amortissement et la tenue à jour des comptes du grand livre des actifs. Le logiciel fournira également souvent un moyen d’enregistrer des données supplémentaires sur les actifs, telles que le type d’immobilisation, la date d’acquisition, le fournisseur et les numéros de modèle et de série. Le logiciel peut mettre ces données à la disposition des autres systèmes d’une entreprise afin que les informations soient enregistrées en un seul endroit, ce qui réduit le temps de saisie des données et les erreurs.
Sans logiciel de gestion des actifs, une entreprise devrait produire manuellement un inventaire des immobilisations. Pour une entreprise avec peu d’immobilisations, un processus manuel est probablement la meilleure option. Une entreprise qui possède de nombreuses immobilisations serait mieux servie en investissant dans un logiciel de gestion des actifs. Quel que soit le processus utilisé, une entreprise qui traite des immobilisations aura besoin d’un moyen de produire un inventaire des immobilisations.