Lorsqu’une entreprise doit effectuer un petit achat, un livre ou un compte de petite caisse est souvent utilisé. La petite caisse est une petite somme d’argent, généralement inférieure à cent dollars, qui est détenue sous forme d’espèces par un dépositaire. Lorsqu’un employé effectue un achat avec des fonds de petite caisse, une écriture est effectuée dans un grand livre appelé livre de petite caisse.
Étant donné que les cartes de crédit d’entreprise sont généralement émises pour un petit pourcentage d’employés, une petite caisse peut être nécessaire pour diverses dépenses. Un exemple courant serait un chef de bureau utilisant une petite caisse pour acheter des fournitures de bureau pour l’entreprise. Il y a moins de responsabilité pour une entreprise de permettre qu’une petite somme d’argent soit libérée à la fois plutôt que d’émettre une carte de crédit d’entreprise au directeur du bureau.
De plus, il y a du temps et des coûts associés à la rédaction d’un chèque pour les dépenses plutôt qu’à l’utilisation de la petite caisse. Tout comme avec les cartes de débit ou les cartes de crédit, il y a généralement un nombre limité de personnes ayant des privilèges d’écriture et de signature de chèques. Il est beaucoup plus facile de retirer de l’argent d’un compte de petite caisse que de passer par le processus d’émission de chèques.
Il est essentiel que toutes les sommes prélevées sur un compte de petite caisse soient remplacées par des pièces justificatives ou des reçus spécifiques et enregistrées de manière appropriée dans le livre de petite caisse. Cela sert un double objectif. Premièrement, il garantit que chaque dépense est débitée du compte approprié, par exemple, fournitures de bureau, aménagement paysager, etc. égal au total indiqué dans le livre de petite caisse.
Certains entrepôts de fournitures de bureau vendent des enveloppes de petite caisse au lieu de livres de petite caisse. Ce sont de grandes enveloppes scellables qui contiennent à la fois l’argent et les reçus et qui ont un formulaire d’écriture de journal imprimé à l’extérieur. Chaque débit au compte de petite caisse est enregistré sur ce formulaire, et c’est un moyen facile de garder une trace de l’argent. Une nouvelle enveloppe peut être utilisée périodiquement, comme une fois par mois ou par trimestre, ou lorsque de nouveaux fonds sont ajoutés au compte après qu’il a été réduit à un certain niveau.
En ces temps modernes, les comptes de petite caisse peuvent également être enregistrés dans un programme de comptabilité informatique plutôt que dans un livre de petite caisse. Le dépositaire du compte doit veiller à ce que chaque réduction de petite caisse soit enregistrée dans l’ordinateur. Il doit également être imputé au bon compte, comme si un chèque était émis.