Un logiciel de gestion de processus est un programme informatique qui aide les entreprises à gérer les tâches qui doivent être accomplies pour que le travail soit fait. Chaque entreprise a un ensemble d’étapes ou de processus nécessaires pour que le service ou le produit soit livré à l’utilisateur final, qu’il s’agisse du client ou d’un client. Alors que les employés ou le propriétaire de l’entreprise peuvent savoir quelles sont ces étapes, un logiciel de gestion des processus aide généralement l’organisation à gérer ces étapes de manière plus efficace et efficiente.
Pour utiliser un logiciel de gestion de processus, les chefs d’entreprise et les employés doivent généralement d’abord identifier les tâches ou les étapes qui font partie de chaque processus. Cela commence généralement lorsque les clients prennent connaissance du produit ou du service pour la première fois, puis se poursuit jusqu’à ce que le client achète l’article ou le service proposé. Le logiciel de gestion de processus permet de saisir les étapes dans le programme et de l’automatiser à partir de là.
Par exemple, supposons que le processus comporte trois étapes : le client potentiel reçoit une brochure de l’entreprise et appelle le numéro sans frais pour demander plus d’informations ; l’appel est attribué à un commercial ; et, enfin, le commercial convertit le prospect en client. Le logiciel de gestion de processus qui effectue ces étapes demanderait généralement au représentant du service client de consigner les informations du prospect dans le système lorsque l’appel arrive. Le logiciel attribuerait alors un rappel au représentant commercial. Cette tâche apparaîtrait sur l’écran de l’ordinateur du représentant commercial, comme une obligation à accomplir pour la journée. Lorsque le représentant appelle le prospect, il peut répondre aux questions et fournir des informations au prospect sur le produit ou le service en question.
Lorsque la vente est conclue, le représentant l’enregistre dans le système et le logiciel envoie une alerte au service d’expédition de l’entreprise. L’expédition peut également se connecter lorsque la commande est envoyée, dans le système logiciel de gestion des processus, et une alerte est envoyée au représentant commercial. Ce représentant peut alors programmer une conversation de suivi sur sa liste de tâches.
Avant d’entrer l’ensemble du processus dans un logiciel, les représentants de l’entreprise doivent généralement cartographier les processus impliqués. Ce travail de détermination des processus qui doivent entrer dans l’ordinateur peut également permettre aux membres du personnel d’identifier les domaines du flux de travail global qui doivent être modifiés, supprimés ou ajoutés. Cette rationalisation peut également améliorer ou améliorer le processus lui-même ainsi que l’efficacité et l’efficience globales de l’entreprise.