Les logiciels de gestion des tâches comprennent tout type de logiciel en ligne ou informatique conçu pour aider les employés ou les gestionnaires à suivre les projets au travail. Le logiciel peut cibler un gestionnaire qui doit suivre ses employés et leurs affectations, ou peut se concentrer sur un individu et l’aider à suivre sa propre charge de travail personnelle. Le logiciel peut être acheté et installé sur un ordinateur à la maison ou au bureau. Certains logiciels peuvent également être utilisés en ligne après l’achat. De nombreux produits ont un essai gratuit de 30 jours afin que les employés et les responsables puissent tester et trouver le logiciel qui correspond le mieux à leurs besoins.
Les grandes entreprises ont généralement beaucoup d’informations et de projets à suivre au jour le jour. L’utilisation d’un logiciel de gestion des tâches pour aider à suivre ces informations présente plusieurs avantages, notamment en aidant à garder les informations organisées, en leur permettant d’être distribuées à plusieurs personnes et en facilitant leur mise à jour. Le logiciel de gestion des tâches conserve également les informations classées dans les catégories appropriées et fournit des pages de résumé pour suivre les progrès. Cela simplifie le processus de définition et de maintien des objectifs.
Les différents types de logiciels de gestion des tâches comprennent les logiciels de gestion de projet, les logiciels de gestion de tâches ou d’équipes et les logiciels de planification. Les logiciels de gestion des tâches couvrent un vaste domaine et combinent généralement les autres types de logiciels en un seul programme. Un logiciel de gestion de projet attribue différentes tâches et délais à chaque employé de l’entreprise. L’employé peut alors enregistrer et suivre ses progrès avec le logiciel et voir quelle est sa prochaine mission. Il peut également inclure des informations telles que le budget, l’argent dépensé et les problèmes rencontrés lors de l’achèvement du projet.
Un logiciel de gestion de tâches ou d’équipes se concentre uniquement sur les étapes ou tâches spécifiques, au lieu de suivre l’ensemble du projet. Les logiciels de planification ou d’organisation se concentrent sur le temps plutôt que sur les tâches. Il permet aux employés de savoir quand certains rapports ou projets sont dus et de suivre les réunions. Il peut également fournir un espace pour suivre les heures travaillées par un employé et conserver une liste de tâches ou un horaire quotidien.
Cependant, certains inconvénients existent avec les logiciels de gestion des tâches. L’achat coûte généralement de l’argent et un employeur peut avoir besoin d’acheter plusieurs copies ou licences pour chaque gestionnaire. Cela oblige également le responsable ou l’employé à prendre le temps supplémentaire de mettre à jour le logiciel avec les informations actuelles. Mettre trop d’informations dans le logiciel peut également causer beaucoup d’encombrement virtuel. Les employés devront apprendre à utiliser correctement le logiciel pour formater les informations de manière facilement lisible.