Le logiciel de trésorerie est un moyen de suivre la chronologie de vos revenus et de vos dépenses sur un ordinateur. Il s’adresse généralement aux entreprises plutôt qu’aux particuliers. Pour la plupart des entreprises, ce sera un outil très utile, mais il est important de choisir un logiciel adapté à vos besoins.
Il est important de noter que les flux de trésorerie ne sont pas synonymes de rentabilité. Le flux de trésorerie ne mesure pas le montant total des entrées et des sorties d’argent. Au lieu de cela, il suit l’heure de ces transactions afin que vous puissiez prévoir quel sera votre solde bancaire à un moment donné. Cela peut vous permettre de repérer les moments où vous n’aurez pas assez d’argent en main pour vos engagements et de prendre les mesures appropriées, comme obtenir une facilité de découvert, demander de retarder les paiements ou insister pour que vous receviez l’argent plus tôt.
Un logiciel de trésorerie vous permet d’automatiser le processus de suivi des paiements futurs. Il est particulièrement utile car il peut facilement faire face aux changements. Bien que vous puissiez planifier manuellement vos dépenses et vos revenus futurs, un seul changement, tel qu’un retard de paiement ou un changement de frais régulier, peut vous obliger à recalculer à partir de zéro. Le logiciel de flux de trésorerie mettra automatiquement à jour tous les chiffres futurs pour refléter ces changements.
Pour les particuliers et les entreprises avec des configurations très simples, un logiciel de trésorerie dédié peut être inutile. Un simple programme de tableur tel qu’Excel ou une alternative peut suffire. Vous pouvez soit utiliser des modèles prédéfinis, soit créer votre propre document pour suivre les chiffres. Cependant, les entreprises plus compliquées bénéficieront d’un logiciel dédié.
Vous devriez rechercher un logiciel de trésorerie qui offre suffisamment de flexibilité. Certains systèmes de base mesurent uniquement les flux de trésorerie sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Cela peut convenir pour les comptes plus simples, mais pour les entreprises qui traitent des paiements importants, il peut être nécessaire de prévoir quotidiennement, car même un écart de quelques jours entre l’argent sortant et entrant peut avoir de graves conséquences.
Vous devriez également examiner à quel point il est facile de personnaliser les catégories que chaque programme utilise pour organiser les paiements. Les programmes moins chers peuvent venir avec des catégories fixes qui couvrent les configurations d’entreprise les plus courantes. Cependant, pour les entreprises plus complexes, vous voudrez peut-être un programme plus avancé qui vous permet de mieux contrôler la façon dont vos données sont organisées.
Il est important de rechercher un logiciel de trésorerie compatible avec tout autre logiciel financier que vous utilisez. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il peut être extrêmement utile de pouvoir le synchroniser facilement avec votre logiciel de trésorerie. Si vous engagez un comptable, vérifiez si le logiciel de trésorerie que vous envisagez d’acheter est compatible avec les systèmes qu’il utilise. Le choix d’un logiciel largement utilisé dans le secteur financier peut également vous faciliter la tâche si vous essayez d’attirer des financements ou des investissements et que vous devez fournir des chiffres.
Si vous achetez en ligne, assurez-vous de choisir un logiciel adapté à votre pays. Cela peut sembler une option bon marché d’acheter un programme sur un marché majeur comme les États-Unis et de simplement remplacer mentalement les références aux dollars américains par votre devise locale. Cependant, cela peut sembler très peu professionnel si vous devez créer des rapports. L’utilisation d’un logiciel d’un autre pays peut également entraîner des problèmes avec les conventions de date. Un tel logiciel pourrait également être problématique si les deux pays différents ont des conventions ou des normes juridiques différentes sur la façon dont vous êtes autorisé à faire des prévisions de trésorerie, par exemple dans la façon dont vous traitez les paiements en souffrance.