Un décompte des exceptions est un processus souvent utilisé dans le cadre du contrôle de l’inventaire physique. Cette stratégie consiste à vérifier le nombre d’unités de chaque article transporté dans le stock d’inventaire avec un décompte physique, en notant les différences ou les exceptions que le décompte physique révèle par rapport au décompte d’inventaire qui est actuellement reflété dans les registres d’inventaire. Le nombre d’exceptions peut être utilisé pour réconcilier les inventaires physiques et comptables, et également aider à minimiser la possibilité de commander plus d’un article particulier qui est nécessaire.
La réalisation d’un décompte des exceptions nécessite l’inventaire physique du nombre d’unités de chaque article conservé. Afin d’effectuer le décompte, un individu ou une équipe d’individus utilisera une copie imprimée de l’inventaire actuel, y compris le nombre d’unités censées être en stock à une certaine date. Étant donné que les articles en stock se voient généralement attribuer un espace de stockage spécifique dans l’entrepôt, quelqu’un se rendra dans cet espace désigné et comptera physiquement le nombre d’unités disponibles. Si le décompte physique correspond au décompte reflété dans l’inventaire du livre, il n’y a pas d’exception. Si les deux décomptes ne correspondent pas, cela se traduit par le marquage de l’élément comme étant une exception.
Effectuer périodiquement un décompte des exceptions est important pour plusieurs raisons. Réconcilier ce qui apparaît dans les registres d’inventaire avec ce qui est réellement disponible permet d’éliminer la possibilité de manquer de pièces ou de matériaux essentiels nécessaires au bon fonctionnement de l’opération. Si le nombre d’exceptions révèle qu’il y a plus d’unités en main que ne le reflète l’inventaire du livre, cela permet d’ajuster les livres en conséquence et de réviser les instructions de commande pour cet article particulier, une stratégie qui aide à éviter un inventaire gonflé qui à son tour déclenche une obligation fiscale plus élevée.
La fréquence impliquée dans la conduite d’un décompte des exceptions variera en fonction de la taille et de la nature de l’opération commerciale. Une petite entreprise qui a tendance à fonctionner avec un minimum d’inventaire peut trouver qu’il suffit d’effectuer le comptage une ou deux fois par an. Pour les grandes exploitations qui connaissent un roulement constant des matières premières et des composants de machines, il n’est pas rare qu’un décompte des exceptions soit effectué au moins une fois par trimestre. Tant que le décompte se produit assez souvent pour empêcher l’entreprise de rencontrer des problèmes avec un inventaire gonflé ou d’avoir à réduire ses opérations parce que des matériaux ou des pièces importants n’étaient pas disponibles alors qu’ils étaient censés être en stock, la fréquence peut être considérée comme adéquate.