De nombreuses entreprises obligent leurs employés à voyager. Ce voyage oblige l’employé à dépenser de l’argent pour des nécessités telles que la nourriture, le logement et le transport. Un remboursement de frais est un paiement d’un employeur qui rembourse l’argent dépensé par l’employé lors d’un voyage d’affaires.
Les politiques de remboursement des dépenses de la plupart des entreprises fixent une dépense maximale autorisée par jour. Ceci est considéré comme un montant journalier, qui est l’allocation maximale pour les repas, l’hébergement et le transport. Si un individu dépense plus que la limite maximale de son entreprise pour un article, il est généralement obligé de payer cette dépense de sa propre poche sans possibilité de remboursement.
La plupart des entreprises exigent qu’une personne remette les reçus de remboursement des dépenses en temps opportun. Cela est nécessaire pour s’assurer que les processus de comptabilité et de déclaration fiscale adéquats sont suivis pour l’entreprise. En règle générale, les employés doivent remettre leurs reçus de notes de frais en moins de trois mois.
Lorsqu’un employé remet ses reçus, il doit généralement également déposer un rapport de dépenses qui utilise un style ou un modèle spécifique. Ce formulaire de remboursement des dépenses est une feuille de calcul spéciale qui détaille comment les dépenses ont été engagées lors d’un voyage particulier. La plupart des formulaires incluent une zone pour les types de dépenses, les dates et les montants. Cela fournit des détails comptables adéquats pour définir pourquoi un employé a dépensé de l’argent lors de son voyage d’affaires.
Un employé doit réclamer un remboursement de dépenses avant d’être remboursé de l’argent qu’il a dépensé. Il s’agit d’un processus manuel qui nécessite des documents et des reçus appropriés. Si le salarié néglige de remplir sa note de frais, il risque de ne jamais recevoir l’argent qui lui est dû.
La plupart des règles fiscales exigent qu’un employé fournisse des reçus pour les dépenses dépassant un seuil spécifique. Cela permet de s’assurer que l’employé est honnête sur les dépenses engagées lors d’un voyage. La plupart des entreprises exigent des dépenses de plus de 25 dollars américains (USD) pour inclure un reçu papier.
La plupart des entreprises limitent également le montant que leurs employés peuvent dépenser en frais de déplacement. En règle générale, une entreprise n’autorisera pas les employés à déposer des demandes de remboursement de dépenses pour les tarifs de première classe, mais les obligera à voyager en classe affaires ou en autocar. Cela garantit que l’employé achète le transport le moins cher disponible.
De nombreuses entreprises exigent qu’un employé obtienne une autorisation préalable de dépenses avant de pouvoir voyager. Ce formulaire d’autorisation de voyage est une estimation des dépenses prévues pour un voyage d’affaires spécifique. Ce processus oblige un employé à gérer ses dépenses en fonction d’une estimation prédéterminée. Le dépassement de ce montant d’autorisation pourrait entraîner des articles remboursés impayés.