Prendre des appels téléphoniques est souvent chronophage pour les entreprises, et il est généralement difficile d’avoir quelqu’un disponible en tout temps pour répondre au téléphone. Faire parvenir les appels à la bonne personne est également important pour les entreprises. Un standard automatique de messagerie vocale fonctionne comme un message d’accueil, mais est généralement capable d’acheminer les appels vers une personne spécifique ou d’accéder directement à ses messages. Il peut également atteindre un associé ou un vendeur, par exemple, dans un endroit éloigné du bureau. L’avantage le plus important est qu’un standard automatique de messagerie vocale est généralement fonctionnel quelle que soit l’heure à laquelle il est consulté.
Les messages d’accueil préenregistrés peuvent être programmés par un utilisateur ou par l’entreprise fournissant le service de messagerie vocale. Le message peut servir d’accueil de répondeur. Les entreprises sont souvent disposées à personnaliser le message en fonction du type d’entreprise. Les systèmes de messagerie avec un standard automatique de messagerie vocale incluent parfois des fonctionnalités de transfert d’appel, d’enregistrement et de suppression disponibles pour les appelants. Les heures d’ouverture et les lieux peuvent être ajoutés au message afin que les appelants puissent entendre les informations sans l’aide d’un associé.
Un standard automatique de messagerie vocale peut être utilisé par une petite entreprise ou une grande entreprise. En plus de fournir un moyen automatisé de gagner du temps pour répondre aux appels, il peut inclure des options de routage. Les appelants peuvent entrer des extensions vers des lignes téléphoniques spécifiques ou même vers des téléphones extérieurs au bureau. Lors du transfert d’un appel, un système de messagerie vocale peut automatiquement annuler un appel des lignes téléphoniques de l’entreprise, de sorte que des appels supplémentaires peuvent arriver sans problème. Un standard automatique de messagerie vocale est parfois capable de notifier quelqu’un d’un appel en activant son bipeur ou en faisant sonner son téléphone portable.
Dans certains cas, un standard automatique de messagerie vocale peut gérer plusieurs messages d’accueil. Cela peut être utile si plusieurs personnes ou entreprises utilisent le même système téléphonique et les mêmes fonctions d’accueil. La configuration peut être effectuée par le fournisseur de services ou l’utilisateur du téléphone.
La messagerie vocale est un avantage si les employés ne sont pas toujours à leur bureau ou ont des tâches importantes à accomplir. L’utilisation d’un standard automatique de messagerie vocale nécessite généralement qu’une personne appuie sur les boutons du téléphone pour acheminer son appel au bon endroit. Combiné avec d’autres fonctionnalités de messagerie vocale telles que le transfert d’e-mails, les appelants peuvent non seulement laisser leur message, mais aussi joindre quelqu’un qui n’est même pas au bureau à ce moment-là.