Un système de gestion de documents est un programme utilisé pour stocker et contrôler les documents utilisés par une entreprise. Avant l’avènement des ordinateurs, un système de gestion de documents était simplement un processus de classement des documents papier d’une entreprise, tels que les bons de commande, les modifications techniques et les schémas, dans un ordre systématique pour faciliter la récupération. Également connu sous le nom de DMS, le type de système de gestion de documents le plus courant aujourd’hui est électronique.
Un système de gestion électronique de documents est un programme informatique qui indexe et stocke les dossiers de l’entreprise. Cela permet aux informations de passer par voie électronique vers d’autres zones géographiques sans avoir à les imprimer, à les poster ou à les faxer. Semblable aux systèmes de gestion de contenu qui sont le plus souvent utilisés pour stocker des procédures ou des manuels de travail, un système de gestion de documents stocke les informations via des images électroniques afin que les documents électroniques puissent être consultés par de nombreux employés simultanément.
Pour les documents qui ne sont pas initialement sous forme électronique, un logiciel de numérisation d’images de documents est utilisé pour convertir la copie papier en images électroniques. Les images électroniques sont ensuite stockées sur un ordinateur jusqu’à ce qu’elles soient nécessaires. Les autres utilisations d’un système de gestion de documents sont la sécurité et la conformité.
Les fonctions de sécurité incluent la protection par mot de passe, l’accès « en lecture seule » et la reprise après sinistre. La protection par mot de passe est utilisée pour empêcher les utilisateurs non autorisés de consulter des fichiers confidentiels. La plupart des systèmes de gestion de documents permettent aux utilisateurs d’être configurés par profil et de ne pouvoir afficher que les fichiers liés à leur profil. Par exemple, un utilisateur configuré sous un profil d’acheteur pourra afficher des images de bons de commande ou d’accords de prix une fois qu’il aura saisi son mot de passe, mais ne pourra pas afficher d’images de documentation technique telle que des dessins mécaniques.
La fonction de sécurité d’accès « en lecture seule » permet aux utilisateurs de visualiser les documents mais empêche toute modification. Ce type d’accès est utile pour les employés qui peuvent avoir besoin de rechercher des données pour des projets mais qui n’ont pas le pouvoir d’apporter des modifications. La reprise après sinistre est une autre fonctionnalité de sécurité importante mais, espérons-le, jamais nécessaire des systèmes de gestion de documents. Des fichiers de sauvegarde ou des ordinateurs hors site sont généralement utilisés afin qu’en cas d’incendie, d’inondation ou d’autres types de catastrophes naturelles, tous les dossiers de l’entreprise soient en sécurité.
La conformité est un autre aspect de la plupart des systèmes de gestion de documents. Pour les entreprises appartenant aux États-Unis, la loi Sarbanes-Oxley ou SOX, comme on l’appelle souvent, exige le respect des réglementations sur la conservation des enregistrements. SOX définit quels types d’enregistrements doivent être conservés et pendant combien de temps. Les entreprises sont auditées pour leur conformité et les sanctions pour ne pas tenir des registres précis et pertinents comprennent des amendes et une éventuelle peine d’emprisonnement. En utilisant un système de gestion de documents, les entreprises ont des dossiers dans un endroit sûr et facile d’accès.