Un système de gestion des processus d’affaires est un programme informatique conçu pour aider l’organisation à identifier et à mesurer la réactivité de l’organisation aux besoins du client. Le terme gestion des processus métier décrit une théorie de la gestion qui se concentre sur des boucles continues d’amélioration, d’évaluation, d’analyse et d’amélioration. Les principaux moteurs sont l’efficacité commerciale et l’efficience globale.
De nombreuses entreprises qui tentent de mettre en œuvre un système de gestion des processus métier sont de très grandes structures décentralisées. La haute direction n’a aucun outil pour évaluer efficacement et objectivement la performance de chaque aspect de l’entreprise du point de vue d’un client sans assistance. La clientèle cible est souvent très diversifiée et peut même avoir des exigences qui se chevauchent. Bien que chaque zone puisse organiser des groupes de discussion d’utilisateurs, il n’existe pas de moyen simple de créer une image globale.
La création de cette image globale de l’entreprise est l’objet d’un système de gestion des processus métier. Le processus requis pour mettre en œuvre et configurer ce type de système est important, à la fois en termes de temps du personnel et de coûts réels. Cependant, pour une grande organisation, les avantages potentiels sont énormes. Une entreprise réactive peut gérer le cycle de vie des différents produits avec une précision chirurgicale. Ces informations créent la possibilité d’une organisation rationalisée, efficiente et efficace.
Il existe quatre aspects principaux dans tout système de gestion des processus métier : la plate-forme de modélisation, l’analyse, la gestion de contenu et les outils collaboratifs. La plate-forme de modélisation est le véritable moteur logiciel utilisé pour créer et manipuler les modèles des processus métier. Cet outil doit être configuré pour représenter avec précision les pratiques commerciales actuelles de l’entreprise, ses points faibles et ses points forts.
Analytics utilise de puissants outils de manipulation de données pour identifier des modèles et des tendances dans d’énormes ensembles de données. Les modèles peuvent ensuite être utilisés pour conduire une analyse plus approfondie des besoins, des préférences, des goûts et des aversions des clients. Ces informations peuvent être utilisées pour prédire le taux de réussite d’une nouvelle initiative et déterminer l’effort requis pour prendre en charge un produit déjà lancé.
Des outils de gestion de contenu sont utilisés pour s’assurer que la messagerie d’entreprise est cohérente dans toutes les publications internes. Cela inclut la communication en ligne et imprimée. Les membres du personnel doivent sentir que l’entreprise se concentre sur la satisfaction des besoins et des priorités du client à tous les niveaux.
Les outils collaboratifs permettent aux employés de différents secteurs de l’entreprise de participer à des projets communs, de créer une documentation des processus commerciaux actuels et de travailler en équipe. Dans les grandes organisations, la plus grande menace à l’efficacité se produit lorsque les départements se sentent déconnectés du reste de l’organisation. Le travail d’équipe et le partage d’informations sont un excellent moyen de s’assurer que cela ne se produise pas.