Un système téléphonique hébergé est un type de système de communication conçu pour les entreprises. Les systèmes téléphoniques hébergés permettent aux entreprises de gérer plus facilement les appels téléphoniques et de transférer rapidement les appels vers diverses sources. L’entreprise nécessite moins d’équipement sur place et paie des frais mensuels ou annuels à une société d’hébergement pour gérer les systèmes téléphoniques et l’équipement connexe.
Lorsque les clients appellent une entreprise avec un système téléphonique hébergé, ils atteignent généralement un service de réponse enregistré, qui est basé à la société d’hébergement. Ce service permet à l’appelant de diriger son appel vers le correspondant approprié en appuyant sur un numéro ou une extension spécifique. Le système hébergé transfère automatiquement l’appel à la bonne personne en fonction de l’extension qu’elle a composée.
Ces systèmes peuvent transférer les appels vers presque tous les types d’appareils en fonction des besoins de l’entreprise. L’appel peut sonner sur un téléphone de bureau dans un bureau, ou sur un téléphone mobile ou un téléavertisseur n’importe où dans le monde. Un système téléphonique hébergé peut également être programmé pour envoyer des appels vers un télécopieur ou une messagerie vocale, ou même vers un logiciel informatique.
De nombreuses entreprises qui n’utilisent pas de système téléphonique hébergé s’appuient sur une unité système à clé (KSU). Les systèmes téléphoniques KSU nécessitent une grande quantité d’équipements physiques sur site, qui doivent être entretenus et exploités par l’entreprise. Le système hébergé le plus basique est un système sans KSU, ce qui signifie simplement que tout l’équipement est détenu et stocké par la société d’hébergement, et non par le client. Les grandes entreprises ont souvent besoin d’un système d’hébergement plus complexe, appelé autocommutateur privé (PBX). Un système PBX fonctionne comme un système sans KSU, mais peut être appliqué à un groupe beaucoup plus large de travailleurs.
Un système téléphonique hébergé offre un certain nombre d’avantages aux entreprises qui choisissent ce système. Ils réduisent considérablement les coûts d’équipement, car tout l’équipement appartient à l’hôte. Il n’est pas nécessaire de prévoir un espace pour cet équipement, et également aucune installation ou maintenance requise. Les systèmes hébergés offrent également une grande flexibilité et peuvent acheminer automatiquement les appels là où ils sont nécessaires. Enfin, ces systèmes déchargent le client de la charge de la gestion des communications et des services et les placent entre les mains de l’hébergeur.
Les entreprises doivent être prêtes à payer des frais mensuels pour l’hébergement, qui sont souvent déterminés par la taille et la complexité du système. Pour qu’un système téléphonique hébergé fonctionne, il nécessite une connexion Internet rapide avec un grand volume de bande passante. Les interruptions du service Internet empêcheront les appels d’être transférés au correspondant souhaité. Le client devra également acheter des téléphones conçus pour fonctionner avec ces systèmes.