Un téléphone de bureau virtuel est un service que les entreprises peuvent utiliser pour acheminer les appels téléphoniques vers leurs employés, que ceux-ci soient au bureau, à la maison ou ailleurs. Un téléphone de bureau virtuel est conçu pour donner à l’appelant l’impression que tous les employés travaillent depuis le même bureau. Avec un nombre croissant d’entreprises utilisant des sous-traitants, des indépendants et des employés en télétravail ou travaillant à domicile, un service téléphonique de bureau virtuel peut être très utile pour rassurer les appelants sur la stabilité, le professionnalisme et la cohésion de l’entreprise.
Par exemple, le comptable sous contrat d’une entreprise qui travaille depuis son bureau à Philadelphie, le vendeur sur son téléphone portable à Los Angeles et le PDG à son domicile à Chicago peuvent tous être joints via des extensions d’un numéro de téléphone principal « bureau ». Lorsqu’une personne appelle une entreprise qui utilise un service téléphonique de bureau virtuel, elle atteint généralement un message d’accueil enregistré, une “fonction de standard automatique”, comme première étape pour diriger l’appelant vers la personne qu’elle souhaite joindre. Ces salutations peuvent être génériques ou très personnalisées pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Selon le service de bureau virtuel utilisé par une entreprise, les options pour ce point de contact initial peuvent varier. Certains systèmes demandent à l’appelant de composer le numéro de poste de la personne ou du service qu’il essaie de joindre. D’autres peuvent proposer un répertoire d’appel par nom, ou même fournir une personne en direct, agissant en tant que réceptionniste de l’entreprise, pour répondre et diriger les appels entrants. L’appelant sera guidé à travers le système du service dans le but de diriger l’appelant vers la personne ou le service qu’il essaie de joindre. En fin de compte, l’appel sera acheminé vers le téléphone de l’employé, qu’il s’agisse de son téléphone portable ou d’une ligne terrestre dans un autre bâtiment, ville, état ou pays.
Les fonctionnalités supplémentaires proposées par les fournisseurs de services téléphoniques de bureau virtuel peuvent varier. Ceux-ci peuvent inclure n’importe quoi, du service de réception automatique de base à la conférence téléphonique, la musique d’attente, les messages marketing personnalisés en attente, le transfert d’appel, l’appel en attente, les capacités de messagerie vocale vers e-mail, etc. Les services téléphoniques des bureaux virtuels sont généralement basés sur un abonnement. Les coûts varient considérablement en fonction du fournisseur de services et du nombre de fonctionnalités incluses dans le plan de service du bureau virtuel.
À mesure que l’économie mondiale se développe et que les possibilités de travail à distance augmentent, les services téléphoniques de bureau virtuels sont utilisés par un éventail d’entreprises. Les petites start-ups peuvent utiliser le service pour donner l’impression que leur entreprise est plus établie et professionnelle, tandis que les entreprises nationales et internationales peuvent utiliser le service pour faire apparaître leurs différentes branches plus unifiées. Quelle que soit la raison, un téléphone de bureau virtuel peut être un service pratique et centralisé pour une entreprise.