L’utilisation spécifique fait référence à une situation où un contribuable donne une procuration à un représentant dans un contexte spécifique plutôt que global. Cela signifie que la procuration ne figure pas dans un registre central de l’IRS. Par conséquent, dans des cas d’utilisation spécifiques, le représentant doit apporter la documentation pertinente avec lui à chaque réunion avec l’IRS.
La procuration est un concept juridique général. Cela signifie qu’une personne a autorisé quelqu’un d’autre à agir en son nom et à prendre des décisions juridiques. Dans le contexte de l’IRS, la personne ayant la procuration peut représenter le contribuable, enregistrer toute entrevue avec des fonctionnaires de l’IRS, signer certains documents pertinents et percevoir un chèque de remboursement. La personne ayant procuration ne peut signer une déclaration de revenus que dans des circonstances spécifiques qui rendent le contribuable physiquement incapable de signer, comme en cas de blessure ou d’absence.
Habituellement, une personne ayant reçu une procuration doit s’inscrire auprès de l’IRS sur une base de données informatique connue sous le nom de fichier d’autorisation centralisé. Cela sert deux objectifs principaux. Il permet aux responsables de l’IRS de vérifier la base de données plutôt que d’inspecter physiquement le document de procuration à chaque occasion. Il permet également aux fonctionnaires de s’assurer qu’ils peuvent envoyer des copies de tous les documents pertinents au contribuable après une rencontre avec la personne détenant la procuration.
Toutes les procurations ne sont pas éligibles pour figurer dans le fichier d’autorisation centralisé. Le principe général est que le système CAF ne traite que les documents de procuration qui concernent toutes les questions fiscales au cours d’une année fiscale donnée. Les procurations qui se rapportent uniquement à une certaine situation entrent dans la catégorie d’usage spécifique et ne peuvent pas être inscrites sur le CAF. Une personne ayant une procuration à usage spécifique devra normalement envoyer par courrier ou par fax une copie du document au bureau de l’IRS qui traitera le problème. L’IRS conseille également à la personne d’apporter une copie physique du document à chaque réunion au cas où il devrait être inspecté.
Il existe deux principaux documents IRS relatifs à une utilisation spécifique. Le formulaire 2848 est utilisé pour enregistrer officiellement une procuration auprès de l’IRS et nommer une personne en tant que représentant. Le formulaire 8821 est utilisé pour autoriser l’IRS à divulguer des informations sur un contribuable à un représentant. Dans les deux cas, la ligne quatre du document oblige le contribuable à cocher une case pour indiquer que la procuration est destinée à un usage spécifique.