Un flux de travail de projet comprend les étapes collectives qui comprennent une ou plusieurs tâches, aboutissant à la sortie d’un produit, d’un service ou de données organisées. Ces tâches sont souvent regroupées en actions répétables. L’objectif de la gestion d’un workflow de projet est d’optimiser les performances d’utilisation du personnel et de l’équipement tout en réduisant l’exposition aux risques. Le logiciel est fréquemment utilisé comme un outil, en tandem avec d’autres stratégies organisationnelles. Le résultat souhaité est l’optimisation des membres de l’équipe de projet et l’utilisation la plus efficace des ressources afin de produire le résultat souhaité.
La gestion de projet couvre plusieurs domaines des pratiques commerciales. Celles-ci comprennent : une analyse du projet ; un processus de découverte de qui devrait être impliqué dans la prise de décision et dont l’expertise devrait être exploitée ; et la construction d’une stratégie globale pour la conception du flux de travail. Dans le processus de découverte, le gestionnaire de flux de travail du projet interroge généralement les parties prenantes potentielles sur leurs objectifs pour le projet.
Ces objectifs de projet incluent la manière dont le projet fonctionnera une fois terminé et quelle en sera la conception globale. Au cours de la détermination de ces objectifs, la meilleure façon de mettre en œuvre les étapes du projet devrait commencer à prendre forme. Étant donné qu’un flux de travail de projet s’inscrit dans les objectifs généraux d’une organisation, une quantité importante d’informations est généralement collectée. La coordination avec d’autres aspects de l’organisation est également importante.
L’évaluation de l’efficacité du flux de travail du projet doit être un processus continu. Atteindre les jalons offre des opportunités d’examiner les progrès à ce jour et d’apporter des corrections et des ajustements au besoin. Des conflits peuvent survenir lorsque de nouveaux membres de l’équipe sont mis en place. Les professionnels des ressources humaines peuvent travailler avec les gestionnaires de workflow de projet pour résoudre ces conflits, s’ils se produisent.
Lors de la création d’un nouveau flux de travail de projet, des prototypes peuvent être créés et testés, tandis que des idées et des observations peuvent être recueillies auprès des parties prenantes. Ces parties prenantes peuvent inclure le personnel de production, la direction et les professionnels des ressources humaines. Ces derniers possèdent une connaissance approfondie de la réglementation en matière de sécurité au travail. Il s’agit d’un aspect important de la réduction de l’exposition aux risques.
Ceux qui gèrent les flux de travail de projet auront généralement des connaissances en gestion organisationnelle et en ressources humaines, et maîtriseront parfaitement les modèles de prise de décision. Un chef de projet est également chargé d’identifier et de gérer les risques potentiels. Les risques peuvent inclure l’interruption de l’accès aux biens, aux services ou à une personne clé qui est un membre essentiel de l’équipe du projet. Le chef de projet peut également être amené à s’adapter aux changements de l’environnement commercial global en tirant potentiellement parti de nouvelles opportunités de gains d’efficacité. Par exemple, une mise à niveau du logiciel actuellement utilisé pour développer le projet ou gérer un aspect du flux de travail du projet peut être publiée.