Une carte de déduction fiscale fournit des informations à un employeur pour l’aider avec les déductions fiscales et la préparation de la paie. Ces cartes peuvent être établies sur la base des informations fournies par les employés, ou peuvent être émises par les bureaux des impôts, selon les réglementations régionales. Dans les pays qui utilisent ce système, une carte de déduction fiscale peut être nécessaire pour recevoir les chèques de paie, ou les employés peuvent être soumis à un taux d’imposition par défaut très élevé jusqu’à ce qu’ils déposent une carte. Le système pour en obtenir un peut dépendre du pays, et les personnes qui se préparent à travailler à l’étranger peuvent vouloir consulter un comptable pour déterminer si elles doivent prendre des mesures spécifiques.
Dans des pays comme la Norvège et le Danemark, la carte de déduction fiscale est délivrée par une autorité fiscale locale. Le gouvernement utilise les informations qu’il détient sur les contribuables pour déterminer combien d’argent quelqu’un devrait être autorisé à gagner avant de payer des impôts et quel devrait être le taux d’imposition d’un travailleur. Les gens doivent demander une carte et vérifier les informations utilisées pour la générer, afin de s’assurer qu’elles sont correctes. Par exemple, une carte de déduction fiscale peut ne pas prendre en compte une dépense ou inclure une estimation de revenu inexacte.
La carte doit indiquer le taux d’imposition de quelqu’un, afin de permettre aux personnes qui préparent la paie de déterminer le montant à retenir sur chaque chèque de paie. Lorsque les gens déposent des documents fiscaux à la fin de l’année, ils peuvent déclarer le montant total retenu et déterminer s’ils doivent recevoir un remboursement ou payer plus. Des sauts de revenus inattendus peuvent entraîner le passage à une tranche d’imposition plus élevée ou simplement devoir plus d’impôts parce que plus d’argent a été gagné, bien que les entreprises soient responsables d’essayer de garder la retenue aussi précise que possible.
Les services des ressources humaines ou de la comptabilité conservent une carte de déduction fiscale dans leurs dossiers. Les employés peuvent demander à le voir, ainsi que d’autres documents, pour confirmer son exactitude. Ils sont également responsables de la mise à jour des informations si elles changent, ce qui peut survenir lors d’un changement d’adresse ou d’autres événements de la vie. Lorsque les gens déménagent dans de nouvelles entreprises, ils doivent également s’assurer qu’une nouvelle carte de déduction fiscale est déposée ou générée en interne avec les formulaires remplis par l’employé.
Des cartes de déduction fiscale électroniques sont disponibles dans certaines régions. Ceux-ci peuvent réduire le risque que des informations soient perdues ou égarées, et facilitent également la transmission des informations fiscales. Dans les pays qui utilisent des systèmes électroniques, les nouvelles cartes peuvent être émises électroniquement par défaut, convertissant lentement le système au format numérique.