Les dépenses engagées variables sont des coûts nécessaires au-delà de la norme et de l’habituel, mais ont une forte probabilité de se produire de temps à autre. Cette augmentation temporaire et périodique des coûts augmentera généralement pendant une courte période, puis reviendra à la limite habituelle. De nombreux budgets de ménages et d’entreprises tiennent compte d’au moins certains incidents de dépenses engagées variables, de sorte que le budget ne soit pas compromis lorsqu’un coût périodique variable a lieu.
L’un des moyens les plus simples de comprendre une dépense engagée variable est de penser en termes de dépenses du ménage qui sont absolument nécessaires, mais qui peuvent varier d’une période de facturation à l’autre. Les services publics ménagers en sont un excellent exemple. De nombreux ménages connaissent une augmentation de la facture d’eau pendant les mois d’été, en raison de la consommation de plus d’eau pour les piscines et d’autres types de jouets récréatifs pour les enfants. Parce que l’eau est considérée comme une nécessité, il n’y a aucun moyen d’éviter l’augmentation au-delà du coût habituel. Au lieu de cela, les propriétaires minimiseront l’impact de la dépense engagée variable d’une facture d’eau plus élevée en budgétisant des fonds supplémentaires pour l’eau pendant les mois d’été, ou prévoient que d’autres dépenses mensuelles diminueront suffisamment pour couvrir l’augmentation de la consommation et du coût de l’eau.
Les entreprises suivent une stratégie similaire afin de couvrir une dépense engagée variable. Les entreprises savent que l’équipement de base nécessaire à la production de biens subira des temps d’arrêt en raison d’un entretien régulier. C’est une dépense qui peut être anticipée et le coût projeté. Ce qui est plus difficile à projeter, c’est le nombre d’incidents où l’équipement tombera en panne et nécessitera des réparations. De plus, il se peut qu’il n’y ait pas d’informations solides pour couvrir le coût du vol d’experts pour effectuer les réparations, ou le coût de remplacement d’un composant essentiel avant que la production ne soit rétablie aux limites normales.
Une dépense engagée variable n’est pas un facteur à craindre. Des mesures doivent être prises pour créer des réserves de ressources pouvant être utilisées pour minimiser les hausses anticipées des dépenses engagées, de sorte que lorsque et si ces augmentations temporaires se produisent, l’entreprise ou le ménage puisse continuer à fonctionner. Avec une bonne planification, les dépenses de ce type peuvent être comprises comme faisant partie du risque de faire des affaires et traitées avec une relative facilité.