Avant d’attribuer un contrat, les entités gouvernementales et les entreprises invitent les fournisseurs et les partenaires commerciaux à soumettre des offres. Le processus d’évaluation des offres implique des décideurs de l’entité qui envisage d’attribuer le contrat qui examinent les termes et conditions de l’offre de chaque fournisseur. Les contrats sont généralement attribués à l’entreprise qui offre la meilleure valeur globale.
Le processus d’appel d’offres commence normalement lorsqu’un gouvernement ou une entité commerciale place des annonces en ligne ou dans les journaux locaux avec des détails sur un projet qu’il a l’intention de réaliser. Les gouvernements qui envisagent de construire de nouvelles écoles, hôpitaux ou routes invitent généralement les entreprises de construction à soumissionner. Dans d’autres cas, les entreprises peuvent être invitées à soumissionner pour des contrats de services, comme l’installation de lignes téléphoniques, de réseaux de communication ou de systèmes informatiques. L’entité qui invite les offres doit fournir à chaque entrepreneur des directives claires quant au montant maximum qu’il est prêt à dépenser pour le projet et les types précis de services et de biens qu’il s’attend à recevoir du soumissionnaire retenu.
Les fournisseurs soumettent des offres sous forme écrite, mais le processus d’évaluation des offres peut commencer avec chaque fournisseur préparant une présentation verbale pour souligner les points clés de l’offre. Un panel de personnes préside généralement le processus d’évaluation des offres, et tous les panélistes assistent à la présentation de chaque fournisseur. Une fois la présentation terminée, les membres du panel ont la possibilité de poser des questions au présentateur sur les détails spécifiques de l’offre.
Les personnes impliquées dans le processus d’évaluation des offres demandent généralement à quelqu’un de mener une étude de faisabilité. Cela implique de mener des recherches sur le coût de chaque aspect de l’offre proposée pour voir si le prix proposé est raisonnable et réaliste. Un gouvernement ou une entreprise pourrait rencontrer des problèmes financiers si une offre approuvée dépasse le budget, de sorte que l’étude de faisabilité est une partie importante du processus d’évaluation. Des vérifications sont effectuées sur les références du soumissionnaire afin de s’assurer que l’entreprise en question possède les licences nécessaires pour effectuer les travaux et que les personnes impliquées ont les compétences et les qualifications nécessaires pour mener à bien le projet.
Toutes les offres qui ne passent pas l’examen minutieux sont rejetées tandis que les prix des autres offres sont examinés par le panel de décideurs. Si les conditions proposées sont comparables, les décideurs accepteront généralement l’offre la moins chère. Dans certains cas, l’entité adjudicatrice peut entamer des négociations avec les soumissionnaires afin d’obtenir des concessions sur les prix. Le processus d’évaluation des offres aboutit à ses conclusions une fois ces négociations terminées. Les soumissionnaires sont ensuite informés de la décision finale du jury.