La formation en gestion du changement implique une combinaison de compétences techniques et de principes commerciaux. Agir en tant que gestionnaire du changement implique généralement des méthodes spécifiques à l’entreprise pour capturer les modifications apportées aux produits et à la documentation tout au long de leur cycle de vie. Pour cette raison, la formation en gestion du changement est généralement une formation en cours d’emploi ajoutée à une base de connaissances en gestion et à un ensemble de compétences existantes.
Lors de la proposition, de la conception, de la fabrication et de la livraison d’un produit pour un client, le produit est rarement parfaitement réalisé ou achevé sans erreur ni amélioration en cours de route. Cependant, lorsqu’un client s’engage à acheter un service ou un article, on s’attend à ce que la fonction et l’objectif promis répondent aux attentes. Afin de remplir un contrat, il est souvent nécessaire de le faire avec des ajustements dans le temps.
Un responsable du changement est généralement responsable du suivi et de la capture des modifications apportées à un produit ou service tout au long de son développement et de son utilisation. Cette responsabilité n’est pas souvent assurée au sein d’un système unique, et la formation à la gestion du changement est généralement personnalisée au sein des systèmes de flux de travail d’une entreprise. Au fur et à mesure qu’un produit atteint chaque étape de son développement, ses fonctionnalités, ses spécifications techniques et la documentation associée sont capturées et horodatées sous forme d’enregistrement. Chaque changement ultérieur dans le développement ou après l’achèvement proposé doit également être capturé, et la formation à la gestion du changement implique une compréhension de la façon de procéder dans toutes les disciplines qui peuvent aller des contrats à l’expédition en passant par les manuels d’utilisation.
Le contrôle de version peut être un élément essentiel du rôle d’un gestionnaire de changement. Par exemple, un équipement d’une machine peut être géré par un ordinateur central. Lorsque cet ordinateur est mis à niveau pour améliorer ses performances ou pour corriger un défaut de conception, le logiciel associé à cette machine doit généralement également être mis à jour. Lorsque le logiciel et l’ordinateur central sont mis à jour, tous les documents prenant en charge le contrôle et la maintenance de la machine seront mis à jour pour les utilisateurs. Si la machine est en cours d’amélioration de la version A à la version B, et qu’il existe des documents et des contrats liés à la machine et à son utilisation, le responsable des modifications aura probablement la tâche d’acheminer, de récupérer et d’archiver les modifications du logiciel et de la documentation de A à B
Au cours du processus de suivi des modifications via un système, un gestionnaire de modifications doit également être compétent dans la communication entre les départements pour obtenir la capture et l’approbation nécessaires de tous les documents de support dans un cadre et un ensemble de délais. Avoir la capacité de communiquer efficacement avec de nombreuses personnalités et des priorités départementales parfois contradictoires peut exiger du tact et de la diplomatie. Les compétences techniques et l’enseignement de l’interface utilisateur peuvent être acquis grâce à une formation spécifique à la gestion du changement, tandis que la diplomatie qui peut être nécessaire peut venir de l’expérience et de la disposition du gestionnaire du changement.