Une horloge biométrique utilise des données physiques uniques des employés pour chronométrer les entrées et les sorties. Les empreintes digitales sont le choix le plus courant, mais le système peut également utiliser la géométrie de la main ou les scans de l’iris. Le principal avantage de ces systèmes est qu’ils identifient de manière unique et précise les employés individuels, avec une faible marge d’erreur. Ils peuvent s’intégrer à un système biométrique plus large utilisé pour contrôler l’accès des employés aux zones sensibles et maintenir un lieu de travail sécurisé.
Lorsque les employés arrivent, ils pointent sur l’horloge biométrique en présentant leurs mains ou leurs yeux à l’appareil. Ils utilisent la même méthode pour pointer lorsqu’ils partent. L’horloge biométrique stocke les données au profit des comptables et du personnel des ressources humaines qui ont besoin d’accéder aux informations sur les heures des employés. En plus d’être utilisées pour les chèques de paie, ces informations peuvent également être conservées pour les statistiques sur l’emploi et les calculs, comme déterminer quand un employé est éligible à un congé de maladie.
Cela peut également être utile si une entreprise a besoin de savoir qui était au travail un jour ou une heure donnés. Certains systèmes permettent au personnel comme les superviseurs d’accéder à une liste d’employés qui sont actuellement pointés. Cela peut être utile lorsqu’un superviseur veut contacter quelqu’un ou transférer un appel et a besoin de savoir si l’employé est présent. Si le système interagit avec la sécurité biométrique, il peut également fournir des informations sur l’emplacement précis de l’employé sur site.
L’un des avantages de l’horodateur biométrique est l’élimination des coups de poing entre amis, une pratique où un employé pointe pour un autre. Les employés ne s’engagent pas nécessairement dans cette activité en pensant à la fraude, mais cela peut potentiellement générer des pertes de masse salariale. Par exemple, si un employé pointe pour un ami tous les matins parce qu’il arrive à la même heure et que l’ami commence à arriver en retard, l’entreprise perd de l’argent en payant l’ami pour le temps qu’il ne passe pas réellement au travail. Dans d’autres cas, le coup de poing entre amis est plus délibérément frauduleux, et les gens pointent pour des travailleurs qui ne sont pas au travail et ne prévoient pas d’entrer.
Avec l’utilisation d’identifiants biométriques uniques, le poinçonnage de copain ne peut pas se produire. Le salarié doit être physiquement présent à la pointeuse biométrique pour que ces données soient collectées. En plus d’être important pour des raisons financières, cela peut également être précieux du point de vue de la sécurité. Si un incendie ou une autre urgence survient, par exemple, l’entreprise doit savoir qui est physiquement présent dans le bâtiment afin de pouvoir procéder à une évacuation ordonnée. Si un employé pointé ne se présente pas à un point de rendez-vous, le personnel des services d’urgence risque de perdre un temps précieux à chercher.