Une horloge électronique enregistre les heures des employés à l’aide d’un système électronique plutôt que mécanique. Une autre méthode alternative de chronométrage est une horloge informatique, qui utilise un logiciel pour permettre aux employés de pointer à l’arrivée et à la sortie. La meilleure option pour une entreprise peut dépendre du nombre d’employés, des conditions de travail et d’autres facteurs, comme l’utilisation de programmes de comptabilité électronique qui pourraient s’interfacer avec une horloge.
Ces horloges peuvent être câblées directement dans le mur et comprennent généralement une alimentation par batterie de secours pour le stockage des informations et la fonctionnalité en cas de panne de courant. Ils ont souvent des affichages numériques, bien que certains puissent comporter une horloge analogique traditionnelle alimentée par l’électricité. Les employés peuvent interagir avec l’horloge électronique de différentes manières et le personnel autorisé peut réinitialiser les heures si des ajustements sont nécessaires.
Certains ont un mécanisme d’estampage électronique des cartes perforées, où l’horloge imprime sur une carte perforée lorsque l’employé l’insère. D’autres peuvent fonctionner avec des cartes magnétiques ou des porte-clés d’identification par radiofréquence (RFID). Les employés peuvent également pointer en saisissant un code dans l’interface de l’horloge électronique. Les cartes perforées doivent être manipulées traditionnellement, par un membre du personnel qui totalise les heures à la fin de la période de paie.
Avec d’autres mesures, l’horloge électronique peut se connecter à un logiciel pour fournir à un comptable des informations sur les heures des employés. L’horloge envoie automatiquement les données à chaque dossier d’employé. Il peut être possible de surveiller les heures des employés pendant la période de paie pour permettre aux travailleurs d’attraper et de gérer les heures supplémentaires s’ils semblent susceptibles de dépasser. Des rapports automatiques peuvent être envoyés au service de la paie pour lui dire de générer des chèques, après un examen rapide pour s’assurer que les informations sont exactes.
Les employés peuvent oublier de pointer à l’arrivée ou à la sortie avec une horloge électronique. Certains ont des alarmes qui alertent un membre du personnel lorsqu’un employé est pointé pendant une durée inhabituelle, ce qui suggère que le membre du personnel a peut-être quitté le travail sans pointer. Les superviseurs peuvent également afficher un affichage de référence rapide pour voir qui est pointé à l’entrée ou à la sortie, et cela peut être utilisé pour s’assurer que tout le personnel est pointé. L’un des avantages des horloges informatiques est qu’elles peuvent contrôler l’accès au réseau de l’entreprise, forçant aux employés de pointer avant de commencer à travailler et de leur rappeler de pointer à la fin de la journée.