L’illustration des processus métier est une technique par laquelle les flux de processus sont représentés visuellement. L’intention est de rendre les processus complexes plus faciles à comprendre pour les lecteurs. Les organigrammes, les cartes de processus et d’autres diagrammes similaires sont des exemples d’illustration de processus métier.
Les processus de fabrication et commerciaux peuvent souvent être très complexes et contenir de nombreuses étapes et domaines fonctionnels. Ils peuvent également consister en une série de scénarios si-alors, scénarios sur lesquels la prochaine étape d’un processus varie en fonction de la résolution de l’étape précédente. Lorsqu’ils sont expliqués verbalement, ces processus peuvent être déroutants pour les personnes qui ne les exécutent pas quotidiennement. Il peut également être difficile pour ceux qui essaient d’apprendre un nouveau processus de suivre la bonne chaîne d’événements. L’illustration des processus métier offre un moyen de présenter les étapes du processus dans un format clair et facile à lire qui aide les gens à les suivre plus rapidement et avec un plus grand succès.
L’organigramme peut être l’outil le plus couramment utilisé dans l’illustration des processus métier. Un organigramme de base se compose de deux éléments de base : des cases contenant une brève description des étapes et des flèches indiquant l’ordre dans lequel les étapes doivent être réalisées. Par exemple, un tableau illustrant le processus de démarrage d’une voiture pourrait être composé de trois cases. Le premier pourrait lire, “assurez-vous que la voiture est en position de stationnement”, le suivant pourrait lire, “insérez la clé dans le contact”, et le dernier pourrait lire, “tournez la clé”. Une flèche serait placée entre la première étape et la deuxième, et une autre entre la deuxième et la troisième, chaque flèche pointant vers l’étape suivante du processus.
Cet exemple peut être développé pour créer un graphique qui intègre des scénarios si-alors en modifiant la deuxième flèche et la dernière case. Par exemple, plutôt qu’une dernière case, il pourrait y en avoir deux, une qui dit “tourner la clé” et une qui dit “tourner la clé tout en appuyant sur la pédale d’accélérateur”. Cela nécessiterait deux flèches partant de l’étape “insérer la clé dans le contact”, une pour chaque étape alternative. Le long de la flèche pointant vers “tourner la clé”, la personne qui crée le tableau écrira “si votre voiture est équipée d’une injection automatique de carburant”. Sur l’autre flèche, elle écrirait : « si votre voiture n’a pas d’injection automatique de carburant ».
Le même processus qui serait utilisé pour créer ces exemples de graphiques est utilisé dans l’illustration des processus métier. Il peut être utilisé pour créer des organigrammes pour des processus simples tels que la soumission d’une demande de congé ou des processus complexes impliquant plusieurs services et machines. Les graphiques complexes peuvent incorporer plusieurs formes ou codes de couleur pour indiquer l’implication de différents individus ou domaines fonctionnels, ou pour alerter l’utilisateur des étapes critiques.