L’inscription annuelle peut être définie comme une période discrète d’une année civile au cours de laquelle les travailleurs s’inscrivent ou peuvent apporter des modifications à certains avantages tels que l’assurance maladie, les cotisations 401 (k) ou les comptes d’épargne santé. Il peut également être défini comme une inscription annuelle à des programmes comme Medicare, qui se fait par le biais du programme Medicare aux États-Unis et qui n’est généralement pas initié par les employeurs. Il est conseillé à tout type d’inscrit de prendre cette période au sérieux et de retourner rapidement tous les documents demandés, car il peut s’agir de la seule période de l’année pour prendre des décisions concernant les prestations, à quelques exceptions près. Étant donné que refuser ou choisir de participer à certains programmes peut signifier signer des contrats ou accepter de réduire le salaire, cette période doit également être considérée comme une bonne occasion de poser des questions sur les avantages offerts par l’entreprise aux ressources humaines ou aux entreprises impliquées dans l’administration des avantages.
De nombreux travailleurs auront une période d’inscription annuelle en janvier, mais toutes les entreprises ne respectent pas cette norme. Certaines entreprises peuvent déterminer cette période en fonction de leur exercice financier, qui peut commencer n’importe quel mois. Chaque fois que cette période se produit, les entreprises informent généralement les travailleurs à l’avance et peuvent même organiser des séminaires et des réunions d’information pour expliquer tout changement. De cette façon, les employeurs sont en mesure d’aider les travailleurs à faire les choix les plus éclairés quant aux prestations qu’ils pourraient souhaiter au cours de l’année à venir.
Comme mentionné, de nombreux types d’avantages ne sont susceptibles de changer que lors de l’inscription annuelle. Il y a quelques exceptions à cette règle. Certains choix de prestations peuvent être mis à jour si un travailleur a ce qu’on appelle un événement de qualification. Pour l’assurance maladie, les événements éligibles sont généralement un mariage, un divorce, un décès, la naissance ou l’adoption d’un enfant. Des circonstances financières catastrophiques provoquées par des choses comme une maladie grave peuvent aussi parfois être considérées comme des événements éligibles pour modifier les contributions aux comptes d’épargne santé ou aux plans 401 (k).
L’autre exception à cette période d’inscription est que les nouveaux employés peuvent s’inscrire aux avantages sociaux au moment de l’embauche. Cela pourrait signifier que leur prochaine période d’inscription annuelle ne serait pas dans un an. Dans certains cas, il ne s’agit que d’un mois ou deux à partir du moment où l’individu est devenu un employé. Notez que certaines entreprises n’accordent pas tous les avantages aux travailleurs nouvellement embauchés, et certaines peuvent ne pas offrir de couverture d’assurance maladie aux nouveaux employés pendant plusieurs mois.
De nombreux groupes de défense des employés exhortent les travailleurs à prendre le temps et à poser des questions chaque fois qu’ils apportent des modifications au cours d’une période d’inscription annuelle. En règle générale, il est important de noter les changements de prix, de couverture, de législation fiscale ou d’autres caractéristiques qui pourraient affecter une personne dans de nombreux domaines de la vie. Par exemple, une modification de la loi fiscale américaine de 2012 limite le montant en dollars des cotisations aux comptes d’épargne santé. Les employés peuvent en tenir compte lorsqu’ils décident combien d’argent ils veulent économiser pour les dépenses de santé au cours de l’année. Un autre exemple est les nombreuses modifications qui peuvent survenir avec l’assurance maladie ; les entreprises peuvent changer de fournisseur et/ou de conditions d’assurance, ce qui peut affecter considérablement les employés.
La plupart des entreprises s’efforcent d’informer les employés de leurs obligations lors de l’inscription annuelle. Lorsque ce n’est pas le cas, il est conseillé aux travailleurs d’être conscients de la période et de contacter les employés des ressources humaines environ un mois à l’avance pour s’informer des changements. Connaître le dernier jour d’inscription est également important, car les formalités administratives tardives peuvent signifier qu’un travailleur renonce à la possibilité de modifier ses choix en matière de prestations.
Il est également conseillé aux personnes recevant Medicare de connaître la période d’inscription. Les sites Web du gouvernement offrent des conseils et des informations utiles sur comment et quand s’inscrire. Les gens peuvent également appeler les lignes d’assistance du gouvernement pour obtenir des informations et peuvent parler à des agences extérieures comme l’American Association of Retired People® (AARP®) pour plus de conseils sur les choix d’assurance maladie.