Une politique de connaissances est un cadre qu’une entreprise utilise dans la génération, le stockage et la communication des connaissances. La politique doit équilibrer la nécessité de suivre le rythme de l’innovation tout en protégeant la sécurité de l’entreprise et d’autres intérêts, tels que la nécessité de dissimuler les connaissances exclusives pour récupérer les coûts de la création de connaissances. Les entreprises peuvent aborder ces politiques sous divers angles, et certaines industries ont tendance à avoir des politiques plus avancées que d’autres pour refléter le type de travail qu’elles effectuent.
Un aspect d’une politique de la connaissance concerne la création d’outils d’information et d’apprentissage. L’entreprise peut encourager les membres du personnel à créer et à acquérir des connaissances en travaillant au sein de l’entreprise ainsi qu’en cherchant des informations auprès d’autres sources. Cela peut inclure des recherches en ligne et dans d’autres contextes, ainsi que la participation à des conférences et l’élaboration de matériel de formation. Au sein d’une organisation, le partage des connaissances peut être extrêmement précieux, et l’entreprise le recommande souvent comme moyen de créer des liens et de renforcer l’entreprise.
Des systèmes adéquats de stockage et de contrôle des connaissances sont également nécessaires. Des systèmes de stockage fiables sont nécessaires pour rendre les connaissances accessibles quand elles sont nécessaires. Les entreprises peuvent avoir des inquiétudes concernant la sécurité de certains sujets car elles peuvent investir des recherches substantielles. Les politiques des technologies de l’information recoupent souvent la politique du savoir. Des outils tels que les pare-feu empêchent la diffusion non autorisée d’informations, tandis que les publications de l’entreprise peuvent aller dans l’autre sens et diffuser largement du matériel aux membres du public si cela présente un avantage pour l’entreprise.
Le transfert des connaissances, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur d’une organisation, est également important dans une politique de la connaissance. Les connaissances ont tendance à être moins utiles si elles ne sont pas partagées, et les employés doivent savoir comment et quand partager les connaissances. Certains lieux de travail favorisent une atmosphère hautement collaborative où les membres du personnel partagent leurs connaissances et peuvent rechercher activement des membres du personnel spécifiques pour apprendre. D’autres peuvent avoir un environnement plus fermé où les employés ont tendance à se concentrer sur leurs propres projets et à ne pas partager de matériel. Il peut y avoir des risques et des avantages aux deux approches.
Si une entreprise n’a pas de politiques claires, elle peut rencontrer des problèmes, en particulier avec les communications électroniques. Les employés peuvent involontairement divulguer des informations sans se rendre compte qu’ils n’étaient pas censés le faire, ou d’autres entreprises du secteur peuvent les dépasser avec des politiques plus avancées qui permettent le développement de projets complexes. La coopération et le partage d’informations entre entreprises peuvent parfois être bénéfiques, mais seulement si les deux parties ont des connaissances qui seront mutuellement utiles, et une politique de connaissances pour faciliter l’échange.