Une politique de dépenses est une politique de l’entreprise concernant les dépenses, déterminant quelles dépenses sont admissibles et sous quelles conditions. Il est généralement discuté dans le manuel de l’employé, et les gens peuvent également obtenir une copie séparée auprès du personnel des ressources humaines ou de la comptabilité. S’il y a des préoccupations spécifiques concernant une dépense particulière, il est généralement conseillé aux gens de demander directement et de recevoir une préautorisation pour éviter une situation où une dépense est engagée et l’employé ne reçoit pas de compensation.
De nombreuses entreprises indemnisent les employés pour les dépenses engagées au nom de l’employeur lorsqu’ils sont en mission officielle. Quelque chose comme l’achat d’un nouveau costume pour une réunion avec un client n’est pas couvert, mais les dépenses pour emmener un client à déjeuner le sont, car l’employé exerce des activités au nom de l’entreprise. Les exemples courants de dépenses comprennent les frais de déplacement, de chambre, de pension, les frais de conférence, les divertissements des clients et les fournitures nécessaires pour les présentations et autres activités.
La politique de dépenses doit décrire les situations dans lesquelles les dépenses sont autorisées, fournir des informations sur les limites et informer les employés sur la façon de réclamer les dépenses. Par exemple, un employeur peut informer les employés que l’hébergement et la nourriture sont couverts lors d’un voyage pour l’entreprise, avec une limite d’indemnité journalière de 150 dollars américains (USD) par jour pour ces dépenses. Les personnes qui dépensent plus que l’indemnité journalière ne seront indemnisées que pour les premiers 150 USD par jour. À la fin du voyage, l’employé devra présenter des reçus, généralement accompagnés d’un formulaire de dépenses décrivant comment et où l’argent a été dépensé.
Certains employeurs s’attendent à ce que leur personnel paie de leur poche et rembourse après coup. D’autres permettent aux gens de mettre des dépenses raisonnables sur un compte. Des cartes de crédit d’entreprise peuvent être émises, ou les employés peuvent faire des affaires avec des entreprises qui ont une relation formelle avec leurs employeurs ; une entreprise peut avoir un accord avec une chaîne hôtelière, par exemple, permettant aux employés de mettre des chambres sur le compte de l’entreprise. Dans tous les cas, les dépenses font l’objet d’un audit dans le cadre de la politique des dépenses et l’entreprise peut refuser de les couvrir si elle estime qu’elles ne sont pas légitimes ou raisonnables.
Dans certaines entreprises, la politique de dépenses est très stricte et les gens doivent obtenir une approbation préalable pour toutes les dépenses. Ceci est conçu pour éliminer la confusion et permettre à l’entreprise de suivre les dépenses avant qu’elles ne soient engagées. D’autres permettent aux gens d’assumer les dépenses pour les besoins de base, mais demandent des approbations pour les dépenses inhabituelles ou importantes. Dans des environnements plus indulgents, l’approbation préalable n’est pas requise et les personnes peuvent bénéficier d’une latitude considérable en vertu de la politique de dépenses.