Une politique de recouvrement est un ensemble de pratiques et de procédures commerciales qui décrivent la manière dont une entreprise s’y prend pour recouvrer les sommes qui lui sont dues à la suite d’une extension de crédit. Les entreprises permettent souvent à leurs meilleurs clients commerciaux d’établir des conditions de paiement qui donnent au client un délai prolongé, tel que 30, 60 ou 90 jours, pour payer une facture impayée. D’autres sociétés accordent des crédits aux consommateurs individuels et mettent en œuvre une politique de recouvrement pour contrôler le processus d’obtention du paiement sur le compte de crédit.
Les entreprises construisent leurs activités en développant des relations avec leurs clients. L’une des façons de construire une relation est de permettre aux clients de prendre des marchandises en cas de besoin, mais de les payer plus tard. Cette extension de crédit permet aux entreprises clientes de gérer leur trésorerie en leur laissant le temps de revendre le produit avant de devoir payer le fournisseur.
Les extensions de crédit permettent aux consommateurs individuels d’obtenir la marchandise dont ils ont besoin à l’avance, mais de payer l’achat au fil du temps. Dans le cas d’opérations interentreprises, l’octroi de crédit est porté au livre du fournisseur sous les comptes débiteurs. Les extensions de crédit à la consommation sont généralement comptabilisées dans une catégorie de crédit à la consommation distincte qui est également un type de créance.
Les comptes débiteurs sont la liste d’une entreprise des extensions de crédit en cours aux clients. La politique de recouvrement de l’entreprise établit comment le service des comptes clients ou du recouvrement doit s’y prendre pour rappeler aux clients que les paiements sont dus et comment le service doit gérer les comptes en souffrance ou les comptes qui ne sont pas payés comme convenu. Cette politique est essentielle à la relation d’une entreprise avec ses clients. Une relation peut être irrémédiablement endommagée par une mauvaise communication sur les montants dus ou des tactiques de recouvrement agressives, sapant la bonne volonté qui a été générée par l’octroi initial de crédit.
En règle générale, une politique de recouvrement est composée d’un ensemble de règles qui régissent les actions acceptables par les personnes chargées de collecter les paiements sur les extensions de crédit. La politique aborde des questions telles que quand et comment contacter les clients, quand bloquer un compte, comment résoudre les litiges de paiement et quand envoyer un compte à une agence de recouvrement externe. L’établissement d’une politique de recouvrement rend le processus cohérent et équitable. Si un compte est en souffrance et nécessite des tactiques plus agressives, telles que la suspension des privilèges d’achat d’un client, l’existence d’une politique de recouvrement garantit que le client est traité de la même manière que tout autre client dans les mêmes circonstances.