Une politique de voyage est un ensemble organisé de règles et de réglementations qu’un employé observera lorsqu’il s’engage dans un type de voyage pour le compte de son employeur. Une bonne politique de voyage de l’entreprise fournira des instructions sur le type de dépenses qui seront absorbées par l’entreprise et sur celles qui sont à la charge de l’employé. En règle générale, des limites sont fixées sur certains éléments de la politique sur les voyages d’affaires, tels que l’allocation totale pour les repas par jour, les frais d’hébergement à l’hôtel, les tarifs de location de voitures et de billets d’avion, et même sur le montant d’argent qui peut être dépensé pour divertir les clients. . Une bonne politique fournit les ressources nécessaires pour accomplir la tâche, mais maintient toujours les coûts du voyage d’affaires dans des limites raisonnables.
Dans de nombreux cas, la politique de voyage de l’entreprise est définie par écrit et présentée à un employé avant son départ en voyage d’affaires. L’idée est de s’assurer que l’employé comprend quel type de dépenses l’entreprise est prête à assumer et lesquelles ne sont pas autorisées. Il s’agit en fait d’une aide pour l’employé itinérant, puisqu’il saura si l’entreprise paiera un repas commandé au service de chambre, ou couvrira les frais de vol en première classe plutôt qu’en statut affaires ou autocar. À ce stade, l’employé peut déterminer s’il souhaite opter pour les commodités que l’entreprise est disposée à souscrire ou à mettre à niveau et payer la différence de sa propre poche.
La politique de voyage d’une entreprise peut inclure la nécessité d’utiliser des fournisseurs spécifiques dans le cadre des plans de voyage. Par exemple, une entreprise peut avoir un plan de réduction avec un fournisseur de voitures de location donné, une compagnie aérienne spécifique ou même une chaîne hôtelière particulière. Lorsque tel est le cas, l’employé peut être tenu d’utiliser ces remises dans la mesure du possible. Choisir de ne pas utiliser les programmes de rabais pourrait signifier que l’employeur ne couvre qu’une partie des dépenses de l’entreprise. Par exemple, si l’employé décide de séjourner dans un hôtel qui n’a pas conclu d’accord avec l’employeur alors que l’hôtel d’en face a ce type d’accord en place, l’employeur ne peut payer qu’un pourcentage fixe de la note d’hôtel, plutôt que de couvrir la totalité des dépenses.
De plus en plus, les entreprises utilisent des cartes de crédit d’entreprise qui sont délivrées aux employés qui voyagent régulièrement. Lorsque c’est le cas, la politique de voyage inclura une liste de blanchisserie des types de dépenses pouvant être facturées sur la carte et des dépenses qui doivent être traitées de leur poche et soumises ultérieurement sur une note de frais. Cette approche peut souvent profiter aux deux parties, puisque les employés peuvent utiliser la carte d’entreprise pour les dépenses importantes plutôt que d’utiliser des espèces ou leurs cartes de crédit personnelles et d’attendre un remboursement. Dans le même temps, l’entreprise profite du fait que certains employés se concentreront davantage sur l’utilisation des cartes pour les dépenses autorisées et s’abstiendront d’engager des dépenses qui doivent être payées de leur poche.