Une secrétaire virtuelle est un entrepreneur indépendant qui fournit un soutien à une entreprise à distance. Les secrétaires virtuels sont également connus sous le nom d’assistants virtuels, et ils travaillent généralement depuis leur bureau à domicile, fournissant des services à plusieurs clients. Les entreprises qui ont besoin d’un soutien exécutif mais qui n’ont pas les moyens d’employer une secrétaire interne peuvent utiliser une secrétaire virtuelle, et les secrétaires virtuelles peuvent également fournir un soutien temporaire ou travailler à des heures impaires, fournissant autant ou aussi peu de services que l’entreprise en a besoin.
Les secrétaires virtuels disposent de leur équipement de bureau et disposent d’un ensemble de compétences étendu qui leur permet d’effectuer des tâches telles que l’établissement d’une présence Internet pour une entreprise, la communication avec les clients, la création de newsletters, la mise à jour et la maintenance de bases de données, l’organisation de voyages pour leurs clients, la coordination de conférences. appels et vidéoconférences, répondre au téléphone, traiter les demandes de renseignements de routine et effectuer diverses tâches de publication assistée par ordinateur.
La plupart possèdent des compétences approfondies en matière de préparation de documents, notamment la rédaction de lettres commerciales, la relecture de publications de bureau, la préparation de brochures et de dépliants informatifs, la conception de brochures et la génération d’autres communications. Les secrétaires virtuels peuvent également organiser des présentations visuelles, développer du matériel à distribuer lors d’événements et gérer des tâches administratives allant de la commande de cartes de visite à l’organisation d’un système de gestion de données.
Certaines secrétaires virtuelles font également de la comptabilité, gérant les livres pour leurs employeurs. Ils peuvent également effectuer des tâches de gestion de bureau, gérer un bureau à distance afin qu’une entreprise n’ait pas besoin d’embaucher un chef de bureau pour travailler sur place. Une secrétaire virtuelle peut également avoir un ensemble de compétences hautement spécialisées, comme dans le cas d’une secrétaire juridique virtuelle qui assiste un avocat ou d’une secrétaire médicale qui s’occupe du soutien administratif d’un cabinet médical.
Lorsqu’un client contacte une secrétaire virtuelle pour établir une relation d’affaires, la secrétaire et le client discutent des besoins et des attentes, et la secrétaire crée un plan personnalisé qui fonctionne pour le client. Par exemple, un client faisant des affaires aux États-Unis peut embaucher une secrétaire virtuelle en Australie pour maintenir une présence pendant les heures ouvrables australiennes, ou quelqu’un qui a besoin d’un soutien exécutif à des heures impaires peut embaucher un assistant virtuel pour être de garde à tout moment pour faire tout, de la prise de dispositions de vol de dernière minute à la génération rapide d’une lettre commerciale.
Les personnes qui travaillent comme secrétaires virtuelles ont généralement de l’expérience dans des environnements de bureau en tant qu’assistantes de direction, assistantes administratives, gestionnaires de bureau ou secrétaires. Ils peuvent également avoir fréquenté l’école pour acquérir des compétences professionnelles telles que la connaissance des logiciels utilisés dans les environnements de bureau ou des compétences en gestion de bases de données. Les secrétaires virtuelles peuvent définir leurs propres heures de travail, prenant en charge autant de clients qu’elles se sentent à l’aise.